24 ساعت در روز کافی نیست. زمان بیشتر همان چیزی است که همه به دنبال
آن هستند؛ هرچند غیر ممکن باشد. اما اگر شما بتوانید زمان قابل توجهی از
وقت- حدود 20درصد از وقت کاری- خود را آزاد کنید تا به مسوولیتهای خود
بپردازید، آیا بازهم کمبود وقت خواهید داشت؟
ما بیش از 3 سال در این
زمینه که چگونه دانشگران (knowledge workers: به کارکنان فنی و حرفهای
گفته میشود که کار آنها مبتنی بر اطلاعات است یا به عبارتی کار اصلی آنها
توسعه و استفاده از دانش است) میتوانند بهرهوری بالاتری داشته باشند به
مطالعه پرداختیم و به یک جواب ساده رسیدیم: کارهای غیر ضروری را حذف، تفویض
یا آنها را با کارهایی جایگزین کنید که دارای ارزش افزوده هستند.
تحقیقات
ما نشان میدهد که دانشگران بخش اعظمی از وقت خود را- حدود 41 درصد- صرف
فعالیتهای غیرضروری میکنند که دارای رضایت کمی نیز برایشان است. این در
حالی است که میتوان این وظایف را کاملا به دیگران واگذار کرد.
بنابراین،
چه دلیلی دارد که دانشگران به انجام این کارها تاکید میورزند؟ دلیل آن
است که رها کردن شغل خود درحرف راحت است، اما در عمل اینطور نیست. ما به
طور ذاتی به کارهایی میپردازیم که وقت ما را به خود مشغول میکند و انجام
آنها حس مهم بودن را در ما القا میکند. این در حالی است که مدیران ما
دائما در تلاش برای انجام کارهای بیشتری هستند ودر نتیجه کوهی از وظایفی را
که ما علاقهمند به انجام آنها هستیم، بر روی میز خود انباشت میکنند.
اما،
ما معتقدیم که راهی برای حل این مشکل وجود دارد. دانشگران با عاقلانه فکر
کردن به اینکه چگونه وقت خود را صرف کنند، کدامیک از وظایف برای آنها و
سازمان از مهمترین اولویت برخوردار است و چگونه وظایف دیگر را حذف یا برون
سپاری کنند، میتوانند بهرهوری خود را افزایش دهند.
ما این راهکار را
بین 15 مسوول اجرایی شرکتهای گوناگون امتحان کردیم و آنها توانستند از این
طریق به صورت خارقالعادهای دخالت خود را در کارهای کم اهمیت کاهش دهند:
آنها توانستند کارهای پشت میزنشینی را در مجموع به 6 ساعت و زمان جلسات را 2
ساعت در هفته کاهش دهند. مزایای این کار هم مشخص و روشن بود. برای مثال،
هنگامی که لایتینن، مدیر شرکت آیاف ( If) که در صنعت بیمه مشغول است،
نشستها و کارهای اداری را برای حمایت بیشتر از تیم کاری خود حذف کرد،
توانست در طول 3 هفته در واحد خود 5 درصد افزایش فروش داشته باشد.
اگر
چه همه افرادی که در مطالعه ما شرکت کردند، به این میزان موفق نشدند که
مدیرشرکت بیمه شد؛ با این حال، نتایج ما را متعجب کرد. تنها با درخواست از
دانشگران برای تجدید نظر و ایجاد تعادل در شغل خود، ما توانستیم حدود
15درصد از وقت آنها را آزاد کنیم و در نتیجه آنها توانستند با صرفهجویی
در وقت به کارهای مهمتری بپردازند و بهرهوری را افزایش دهند.