ساختارهاي شکست کار ، مفاهيم و كاربردها
ساختارهاي شکست کار ، مفاهيم و كاربردها
مصطفي هاشم زاده
مقدمه
مديريت پروژه[1] موفق منوط به بهره جستن از تكنيكهاي برنامهريزي به منظور تعريف و تبيين دقيق اهداف پروژه است تا از اين طريق مديريت اثربخش يك پروژه را امكانپذير نمود . در اين راستا ، ساختار شكست كار[2] مبنايي براي تعريف كار در ارتباط با اهداف پروژه ايجاد كرده و ساختاري براي مديريت و تكميل فعاليتهاي پروژه فراهم مينمايد .
اين مقاله ترجمه بخشهايي گزيده شده از كتاب
" Practice Standard for Work Breakdown Structures"
استادارد عملي براي ساختارهاي شكست كار
است كه از سوي انجمن مديريت پروژه آمريكا به عنوان استانداردي عملي براي ساختارهاي شكست كار ، تدوين و به جامعه جهاني مديريت پروژه عرضه گرديده است .
بنابر آنچه در مقدمه اين استاندارد ذكر گرديده است ، هدف اوليه استاندارد عملي انجمن مديريت پروژه براي ساختارهاي شكست كار ، فراهم نمودن بستري مشترك جهت درك مفاهيم و مزاياي ساختارهاي شكست كار و همچنين ارائه استانداردي كاربردي در اين زمينه به عنوان يكي از ابزارهاي اساسي مديريت پروژه ميباشد .
ساختار شكست كار چيست ؟
نسخه 2000 راهنماي [3]PMBOK ، ساختار شكست كار را اينگونه تعريف مي نمايد :
گروه بندي عناصر به شيوهاي مبتني بر اقلام قابل تحويل[4] كه محدوده كل پروژه را تعريف و سازماندهي مينمايد ؛ هر يك از سطوح پاييني نشانگر تعريفي دقيقتر از كار پروژه هستند .
همچنين در نسخه 2000 راهنماي PMBOK واژه «قلم قابل تحويل» اينگونه تعريف شده است :
هر گونه خروجي يا نتيجه قابل مميزي ، محسوس و قابل سنجش كه توليد آن براي تكميل يك پروژه يا بخشي از آن ضرورت دارد . در اغلب موارد اين اصطلاح در مفهوم خاصتر خود براي اشاره به يك قلم قابل تحويل خارجي – يعني قلمي كه نيازمند تصويب حامي پروژه[5] يا مشتري[6] باشد – به كار ميرود .
عناصر ساختار شكست كار ، چشماندازي روشن از محصول نهايي پروژه و فرايند كلي توليد آن را پيش روي ذينفعان پروژه[7] قرار ميدهند . ساختار شكست كار ، محدوده پروژه را به صورت سلسله مراتبي[8] ، قابل كنترل و بستههاي كاري[9] قابل تعريف تقسيمبندي ميكند . اين بستهها بين نيازهاي كنترلي مديريت و سطح مناسب و اثربخش اطلاعات پروژه ايجاد توازن مينمايند . سطوح مختلف ساختار شكست كار به امر تمركز يافتن ارتباطات با ذينفعان پروژه ياري ميرسانند و نيز سبب شناسايي دقيق درجه پاسخگويي افراد ، متناسب با سطح جزييات پروژه به منظور مديريت و كنترل پروژه مورد نياز ميشوند .
مزاياي تهيه ساختار شكست كار براي يك پروژه كدامند ؟
بر اساس آنچه ذكر گرديد ، مزاياي تهيه ساختار شكست كار را ميتوان اينگونه بر شمرد :
از ديدگاه طراحي[10] :
1- ساختار شكست كار محدوده كلي پروژه[11] را به اقلام قابل تحويل تجزيه ميكند و تعريف دقيقي از كار موردنياز براي مديريت اثربخش ارائه ميدهد .
2- محدوده پروژه را به نحوي روشن و جامع و در قابل اقلام قابل تحويل براي مشاركتكنندگان[12] و ذينفعان پروژه تعريف مينمايد .
3- چگونگي پاسخگويي و مسوليتهاي مرتبط با انجام اقلام قابل تحويل مختلف پروژه را از طريق رابطه مستقيم ميان عناصر WBS و OBS مستند سازي و نيز شناسايي ماتريس واگذاري مسوليتها[13] را امكانپذير مينمايد .
از ديدگاه مديريتي :
1- تفكيك اقلام قابل تحويل به عناصر تشكيلدهنده آنها به منظور حصول اطمينان از مطابقت برنامه پروژه با محدوده مصوب پروژه و تحقق اهداف كلي آن .
2- تجزيه پروژه به اجزاي سادهتر و فراهمآوردن روشهايي مناسب جهت مديريت پروژههاي پيچيده .
3- پشتيباني جهت ياريرساني به برنامهريزي[14] و واگذار نمودن مسوليتها .
4- كمك به تامين منابع مورد نياز .
5- كمك به پيگيري وضعيت تخصيص منابع[15] ، برآورد هزينهها ، مخارج[16] و چگونگي عملكرد[17] .
از ديدگاه سازماني[18] :
ساختار شكست كار توانايي برقراري ارتباط ميان كار تعريف شده را با واحدهاي مسوول سازماني ، پيمانكاران دست دوم[19] و يا افراد ، پديد ميآورد . زماني كه تعريف واضحتري از كار و مسوليتهاي سازماني ارائه ميشود ، به افراد مسوليتهايي جهت انجام عناصر مشخصي از ساختار شكست كار در محدوده بودجه و زمانبندي تعيينشده ، داده ميشود .
بنابراين به طور خلاصه ميتوان بيان داشت كه ساختار شكست كار :
v سلسله مراتب اقلام قابل تحويل پروژه را تبيين مينمايد .
v به تعيين و تعريف كليه كارهاي مورد نياز جهت تحقق اهداف نهايي[20] يا اقلام قابل تحويل ، كمك مي نمايد .
v يك تصوير گرافيكي و يا طرح متني[21] از محدوده پروژه فراهم مينمايد .
v چهارچوبي براي كليه اقلام قابل تحويل در سراسر چرخه حيات پروژه[22] فراهم ميكند .
v ابزاري جهت يكپارچهسازي و ارزيابي عملكرد زمانبندي و هزينه پروژه پديد ميآورد .
v با ذينفعان پروژه ارتباطي مستمر و مدام برقرار ميكند .
v گزارشدهي[23] و آناليز پيشرفت پروژه و دادههاي مربوط به وضعيت را تسهيل مينمايد .
v چهارچوبي براي تعيين اهداف عملكرد پروژه به وجود ميآورد .
نحوه تهيه و تدوين ساختار شكست كار به چه صورتيست ؟
ساختار شكست كار را ميتوان با استفاده مجدد از اجزاي ساير ساختارهاي شكست كاري كه از پروژه هاي مشابه پيشين در دسترس هستند و يا به صورتي كاملا جديد تهيه نمود .
ساختار شكست كار به تدريج و با بررسي مكرر اهداف اجرايي پروژه ، معيارها و شاخصهاي كاركردي / عملكردي ، محدوده پروژه و نيازمنديهاي عملكرد فني تكميل ميشود .
عناصر ساختار شكست كار چشماندازي روشن از محصول نهايي پروژه و فرايند كلي آن را پيشروي ذينفعان و مدير پروژه قرار ميدهند ؛ با توجه بدين نكته ، هنگام تدوين يك ساختار شكست كار براي اداره پروژه لازم است تا به موارد زير به خوبي انديشيد :
v در مورد كل پروژه از آغاز تا پايان آن ، بينديشيد .
v در مورد اقلام و عناصر قابل تحويل بينديشيد . (چه چيزهايي بايد تهيه شوند؟ نيازمنديها كدامند؟)
v در مورد نحوه توليد اقلام و عناصر قابل تحويل بينديشيد (چه روشهايي؟ چه فرايندهاي خاصي؟ چه كيفيتي؟ چه بازرسيهايي؟)
v آيا چشم اندازي از محصول نهايي در ذهن شما شكل گرفته است ؟
v بخشهاي تشكيلدهنده آن كدامند ؟
v اين قطعات چگونه در كنار يكدگر كار ميكنند ؟
v چه كارهايي بايستي انجام پذيرند ؟
گامهاي ذيل ، فرايند كلي تدوين يك ساختار شكست كار را بيان مينمايند :
گام اول : محصول يا محصولات نهايي پروژه[24] را مشخص سازيد ؛ چه چيزي بايد تحويل شود تا پروژه به موفقيت رسيده باشد ؟
گام دوم : اقلام اصلي محصول پروژه را تعريف كنيد .
گام سوم : اقلام قابل تحويل اصلي را تا سطحي از جزئيات كه به منظور مديريت و كنترل يكپارچه كار مناسب باشد تجزيه نماييد .
گام چهارم : ساختار شكست كار را تا آنجا بازنگري و ويرايش نماييد كه ذينفعان پروژه تصديق نمايند كه برنامهريزي پروژه[25] را ميتوان با موفقيت تكميل نمود و امور اجرا و كنترل به نحوي موفقيتآميز نتايج موردانتظار را به بار خواهند نشاند .
عواملي كه لازم است در تدوين ساختار شكست كار مورد توجه قرار گيرند عبارتند از :
v عناصر ساختار شكست كار بايد نشاندهنده يك قلم قابل تحويل محسوس باشند .
v هر يك از عناصر ساختار شكست كار بايد نمايانگر مجموعهاي از عناصر وابستهاي باشند كه بي هيچ واسطهاي در ذيل آن فهرست شدهاند .
v هر يك از عناصر فرعي ساختار شكست كار بايد تنها به يك منشا و عنصر خاص از ساختار شكست كار (يا عنصر بالاتر خود) تعلق داشته باشند .
v هر يك از عناصر فرعي ساختار شكست كار بايد به صورتي منطقي تا سطحي كه نشاندهنده چگونگي توليد (طراحي ، خريد ، ساخت يا قرارداد فرعي) آنها باشد تجزيه شوند .
v اقلام قابل تحويل بايد منحصر بفرد و متمايز از موارد همتراز خود باشند و بايد تا سطحي از جزئيات تجزيه شوند كه براي برنامهريزي و مديريت كار و نيز براي تحصيل يا ايجاد آنها لازم است .
v اقلام قابل تحويل بايد به شكلي روشن و دقيق مشخص شوند تا از دوبارهكاري[26] در بين عناصر ساختار شكست كار ، در كل سازمان و يا بين افراد مسوول تكميل كار جلوگيري شود .
v اقلام قابل تحويل بايد از نقطه نظر اندازه[27] و تعريف[28] محدود باشند تا كنترل اثربخش آنها امكانپذير شود . در عين حال ، اين اقلام نبايد آن قدر كوچك باشند كه هزينه كنترل بيش از حد معقول شود و آن قدر نيز بزرگ نباشند كه كنترل يك عنصر را غير ممكن و يا پذيرش ريسك را ناممكن سازند .
v فرايند تدوين ساختار شكست كار بايد ابزاري در جهت انطعافزايي[29] باشد ؛ بويژه در مواردي كه ممكن است محدوده تلاش پروژه[30] تغيير نمايد . با وجود اين ، حتي در پروژهاي كه به خوبي اداره ميشود نيز لازم است تا يك فرايند دقيق كنترل متغير براي مستندسازي و مديريت تغييرات محدوده در نظر گرفته شود ؛ زماني كه محدوده كار عملا تغيير ميكند بايد ساختار شكست كار را نيز بروز نمود .
v كليه عناصر ساختار شكست كار بايد با ساختارهاي حسابداري و سازماني سازگاري داشته باشند .
v كليه اقلام قابل تحويل به وضوح در ساختار شكست كار گنجانده شوند .
v كليه موارد مهم گزارشدهي (به عنوان نمونه :جلسات بازنگري ، گزارشات ماهانه ، گزارش آزمايشات) در ساختار شكست كار گنجانده و مشخص گردند .
v لازم است از يك سيستم كدينگ[31] براي عناصر ساختار شكست كار استفاده شود تا چنانچه به صورت يك ساختار متني بدان نگريسته شود ، به روشني بيانگر ساختار سلسلهمراتبي باشد .
برنامهريزي منابع ، مديريت و ساختار شكست كار
ساختار شكست كار در سطحي كه براي برنامهريزي و مديريت پروژه مورد نياز است ، تجزيه ميشود . در حالت عادي ، عمل تجزيه دست كم تا يك سطح پايينتر از نيازهاي گزارشدهي انجام ميگردد ؛ يعني سطحي كه برنامهريزي ، كنترل و ارزيابي عملكرد پروژه را همراه با فعاليتهاي مجزا و منابع قابل تشخيص منحصربفرد و به گونهاي اثربخش ممكن نمايد . اگرچه شناسايي كامل منابع در مراحل بعدي فرايند برنامهريزي انجام ميگيرد ليكن خالي از منفعت نيست كه يك ديد كلي نسبت به نحوه انجام اين كار وجود داشته باشد و اطمينان حاصل شود كه سطح جزئيات ساختار شكست كار اين تلاشها را پشتيباني مينمايد .
تعامل ميان شناسايي نيازمنديها ، ساختار شكست كار ، بيانيه كار[32] ، برنامههاي منابع[33] ، زمانبندي مادر و تفصيلي[34] ، اطلاعات مشخصي را متناسب با رابطه ميان هزينه ، زمانبندي و عملكرد فراهم مينمايد .
هنگاميكه ساختار شكست كار تدوين گرديد مدير پروژه و ساير ذينفعان درگير در امر مديريت پروژه بايد به طور منظم در جريان چگونگي انجام كارها[35] قرار گيرند ؛ در اين راستا لازم است تا به موارد ذيل توجه نمود :
v انديشيدن در باب گزارشدهي و مكانيزمهاي كنترل .
v مشخص نمودن راهكار تعيين ميزان تكميل عناصر ساختار شكست كار .
[1] Project management
[2] Work Breakdown Structure
[3] Project Management Body Of knowledge
[4] Deliverables
[5] Sponsor
[6] Customer
[7] Stakeholders
[8] Hierarchal
[9] Work Packages
[10] Design
[11] Overall Project Scope
[12] Participants
[13] Responsibility Assignment Matrix
[14] Planning
[15] Resource Allocations
[16] Expenditures
[17] Performance
[18] Organizational
[19] Subcontractors
[20] Objectives
[21] Textual Outline
[22] Project Life Cycle
[23] Reporting
[24] Final Products
[25] Project Planning
[26] Duplication Of Effort
[27] Size
[28] Definition
[29] Flexibility
[30] Scope Of the Project Effort
[31] Coding Scheme
[32] Statement Of Work
[33] Resource Plans
[34] Master & Detailed Schedules
[35] How things are going
منبع :http://ieir-ieirprojects.persianblog.ir
مصطفي هاشم زاده
مقدمه
مديريت پروژه[1] موفق منوط به بهره جستن از تكنيكهاي برنامهريزي به منظور تعريف و تبيين دقيق اهداف پروژه است تا از اين طريق مديريت اثربخش يك پروژه را امكانپذير نمود . در اين راستا ، ساختار شكست كار[2] مبنايي براي تعريف كار در ارتباط با اهداف پروژه ايجاد كرده و ساختاري براي مديريت و تكميل فعاليتهاي پروژه فراهم مينمايد .
اين مقاله ترجمه بخشهايي گزيده شده از كتاب
" Practice Standard for Work Breakdown Structures"
استادارد عملي براي ساختارهاي شكست كار
است كه از سوي انجمن مديريت پروژه آمريكا به عنوان استانداردي عملي براي ساختارهاي شكست كار ، تدوين و به جامعه جهاني مديريت پروژه عرضه گرديده است .
بنابر آنچه در مقدمه اين استاندارد ذكر گرديده است ، هدف اوليه استاندارد عملي انجمن مديريت پروژه براي ساختارهاي شكست كار ، فراهم نمودن بستري مشترك جهت درك مفاهيم و مزاياي ساختارهاي شكست كار و همچنين ارائه استانداردي كاربردي در اين زمينه به عنوان يكي از ابزارهاي اساسي مديريت پروژه ميباشد .
ساختار شكست كار چيست ؟
نسخه 2000 راهنماي [3]PMBOK ، ساختار شكست كار را اينگونه تعريف مي نمايد :
گروه بندي عناصر به شيوهاي مبتني بر اقلام قابل تحويل[4] كه محدوده كل پروژه را تعريف و سازماندهي مينمايد ؛ هر يك از سطوح پاييني نشانگر تعريفي دقيقتر از كار پروژه هستند .
همچنين در نسخه 2000 راهنماي PMBOK واژه «قلم قابل تحويل» اينگونه تعريف شده است :
هر گونه خروجي يا نتيجه قابل مميزي ، محسوس و قابل سنجش كه توليد آن براي تكميل يك پروژه يا بخشي از آن ضرورت دارد . در اغلب موارد اين اصطلاح در مفهوم خاصتر خود براي اشاره به يك قلم قابل تحويل خارجي – يعني قلمي كه نيازمند تصويب حامي پروژه[5] يا مشتري[6] باشد – به كار ميرود .
عناصر ساختار شكست كار ، چشماندازي روشن از محصول نهايي پروژه و فرايند كلي توليد آن را پيش روي ذينفعان پروژه[7] قرار ميدهند . ساختار شكست كار ، محدوده پروژه را به صورت سلسله مراتبي[8] ، قابل كنترل و بستههاي كاري[9] قابل تعريف تقسيمبندي ميكند . اين بستهها بين نيازهاي كنترلي مديريت و سطح مناسب و اثربخش اطلاعات پروژه ايجاد توازن مينمايند . سطوح مختلف ساختار شكست كار به امر تمركز يافتن ارتباطات با ذينفعان پروژه ياري ميرسانند و نيز سبب شناسايي دقيق درجه پاسخگويي افراد ، متناسب با سطح جزييات پروژه به منظور مديريت و كنترل پروژه مورد نياز ميشوند .
مزاياي تهيه ساختار شكست كار براي يك پروژه كدامند ؟
بر اساس آنچه ذكر گرديد ، مزاياي تهيه ساختار شكست كار را ميتوان اينگونه بر شمرد :
از ديدگاه طراحي[10] :
1- ساختار شكست كار محدوده كلي پروژه[11] را به اقلام قابل تحويل تجزيه ميكند و تعريف دقيقي از كار موردنياز براي مديريت اثربخش ارائه ميدهد .
2- محدوده پروژه را به نحوي روشن و جامع و در قابل اقلام قابل تحويل براي مشاركتكنندگان[12] و ذينفعان پروژه تعريف مينمايد .
3- چگونگي پاسخگويي و مسوليتهاي مرتبط با انجام اقلام قابل تحويل مختلف پروژه را از طريق رابطه مستقيم ميان عناصر WBS و OBS مستند سازي و نيز شناسايي ماتريس واگذاري مسوليتها[13] را امكانپذير مينمايد .
از ديدگاه مديريتي :
1- تفكيك اقلام قابل تحويل به عناصر تشكيلدهنده آنها به منظور حصول اطمينان از مطابقت برنامه پروژه با محدوده مصوب پروژه و تحقق اهداف كلي آن .
2- تجزيه پروژه به اجزاي سادهتر و فراهمآوردن روشهايي مناسب جهت مديريت پروژههاي پيچيده .
3- پشتيباني جهت ياريرساني به برنامهريزي[14] و واگذار نمودن مسوليتها .
4- كمك به تامين منابع مورد نياز .
5- كمك به پيگيري وضعيت تخصيص منابع[15] ، برآورد هزينهها ، مخارج[16] و چگونگي عملكرد[17] .
از ديدگاه سازماني[18] :
ساختار شكست كار توانايي برقراري ارتباط ميان كار تعريف شده را با واحدهاي مسوول سازماني ، پيمانكاران دست دوم[19] و يا افراد ، پديد ميآورد . زماني كه تعريف واضحتري از كار و مسوليتهاي سازماني ارائه ميشود ، به افراد مسوليتهايي جهت انجام عناصر مشخصي از ساختار شكست كار در محدوده بودجه و زمانبندي تعيينشده ، داده ميشود .
بنابراين به طور خلاصه ميتوان بيان داشت كه ساختار شكست كار :
v سلسله مراتب اقلام قابل تحويل پروژه را تبيين مينمايد .
v به تعيين و تعريف كليه كارهاي مورد نياز جهت تحقق اهداف نهايي[20] يا اقلام قابل تحويل ، كمك مي نمايد .
v يك تصوير گرافيكي و يا طرح متني[21] از محدوده پروژه فراهم مينمايد .
v چهارچوبي براي كليه اقلام قابل تحويل در سراسر چرخه حيات پروژه[22] فراهم ميكند .
v ابزاري جهت يكپارچهسازي و ارزيابي عملكرد زمانبندي و هزينه پروژه پديد ميآورد .
v با ذينفعان پروژه ارتباطي مستمر و مدام برقرار ميكند .
v گزارشدهي[23] و آناليز پيشرفت پروژه و دادههاي مربوط به وضعيت را تسهيل مينمايد .
v چهارچوبي براي تعيين اهداف عملكرد پروژه به وجود ميآورد .
نحوه تهيه و تدوين ساختار شكست كار به چه صورتيست ؟
ساختار شكست كار را ميتوان با استفاده مجدد از اجزاي ساير ساختارهاي شكست كاري كه از پروژه هاي مشابه پيشين در دسترس هستند و يا به صورتي كاملا جديد تهيه نمود .
ساختار شكست كار به تدريج و با بررسي مكرر اهداف اجرايي پروژه ، معيارها و شاخصهاي كاركردي / عملكردي ، محدوده پروژه و نيازمنديهاي عملكرد فني تكميل ميشود .
عناصر ساختار شكست كار چشماندازي روشن از محصول نهايي پروژه و فرايند كلي آن را پيشروي ذينفعان و مدير پروژه قرار ميدهند ؛ با توجه بدين نكته ، هنگام تدوين يك ساختار شكست كار براي اداره پروژه لازم است تا به موارد زير به خوبي انديشيد :
v در مورد كل پروژه از آغاز تا پايان آن ، بينديشيد .
v در مورد اقلام و عناصر قابل تحويل بينديشيد . (چه چيزهايي بايد تهيه شوند؟ نيازمنديها كدامند؟)
v در مورد نحوه توليد اقلام و عناصر قابل تحويل بينديشيد (چه روشهايي؟ چه فرايندهاي خاصي؟ چه كيفيتي؟ چه بازرسيهايي؟)
v آيا چشم اندازي از محصول نهايي در ذهن شما شكل گرفته است ؟
v بخشهاي تشكيلدهنده آن كدامند ؟
v اين قطعات چگونه در كنار يكدگر كار ميكنند ؟
v چه كارهايي بايستي انجام پذيرند ؟
گامهاي ذيل ، فرايند كلي تدوين يك ساختار شكست كار را بيان مينمايند :
گام اول : محصول يا محصولات نهايي پروژه[24] را مشخص سازيد ؛ چه چيزي بايد تحويل شود تا پروژه به موفقيت رسيده باشد ؟
گام دوم : اقلام اصلي محصول پروژه را تعريف كنيد .
گام سوم : اقلام قابل تحويل اصلي را تا سطحي از جزئيات كه به منظور مديريت و كنترل يكپارچه كار مناسب باشد تجزيه نماييد .
گام چهارم : ساختار شكست كار را تا آنجا بازنگري و ويرايش نماييد كه ذينفعان پروژه تصديق نمايند كه برنامهريزي پروژه[25] را ميتوان با موفقيت تكميل نمود و امور اجرا و كنترل به نحوي موفقيتآميز نتايج موردانتظار را به بار خواهند نشاند .
عواملي كه لازم است در تدوين ساختار شكست كار مورد توجه قرار گيرند عبارتند از :
v عناصر ساختار شكست كار بايد نشاندهنده يك قلم قابل تحويل محسوس باشند .
v هر يك از عناصر ساختار شكست كار بايد نمايانگر مجموعهاي از عناصر وابستهاي باشند كه بي هيچ واسطهاي در ذيل آن فهرست شدهاند .
v هر يك از عناصر فرعي ساختار شكست كار بايد تنها به يك منشا و عنصر خاص از ساختار شكست كار (يا عنصر بالاتر خود) تعلق داشته باشند .
v هر يك از عناصر فرعي ساختار شكست كار بايد به صورتي منطقي تا سطحي كه نشاندهنده چگونگي توليد (طراحي ، خريد ، ساخت يا قرارداد فرعي) آنها باشد تجزيه شوند .
v اقلام قابل تحويل بايد منحصر بفرد و متمايز از موارد همتراز خود باشند و بايد تا سطحي از جزئيات تجزيه شوند كه براي برنامهريزي و مديريت كار و نيز براي تحصيل يا ايجاد آنها لازم است .
v اقلام قابل تحويل بايد به شكلي روشن و دقيق مشخص شوند تا از دوبارهكاري[26] در بين عناصر ساختار شكست كار ، در كل سازمان و يا بين افراد مسوول تكميل كار جلوگيري شود .
v اقلام قابل تحويل بايد از نقطه نظر اندازه[27] و تعريف[28] محدود باشند تا كنترل اثربخش آنها امكانپذير شود . در عين حال ، اين اقلام نبايد آن قدر كوچك باشند كه هزينه كنترل بيش از حد معقول شود و آن قدر نيز بزرگ نباشند كه كنترل يك عنصر را غير ممكن و يا پذيرش ريسك را ناممكن سازند .
v فرايند تدوين ساختار شكست كار بايد ابزاري در جهت انطعافزايي[29] باشد ؛ بويژه در مواردي كه ممكن است محدوده تلاش پروژه[30] تغيير نمايد . با وجود اين ، حتي در پروژهاي كه به خوبي اداره ميشود نيز لازم است تا يك فرايند دقيق كنترل متغير براي مستندسازي و مديريت تغييرات محدوده در نظر گرفته شود ؛ زماني كه محدوده كار عملا تغيير ميكند بايد ساختار شكست كار را نيز بروز نمود .
v كليه عناصر ساختار شكست كار بايد با ساختارهاي حسابداري و سازماني سازگاري داشته باشند .
v كليه اقلام قابل تحويل به وضوح در ساختار شكست كار گنجانده شوند .
v كليه موارد مهم گزارشدهي (به عنوان نمونه :جلسات بازنگري ، گزارشات ماهانه ، گزارش آزمايشات) در ساختار شكست كار گنجانده و مشخص گردند .
v لازم است از يك سيستم كدينگ[31] براي عناصر ساختار شكست كار استفاده شود تا چنانچه به صورت يك ساختار متني بدان نگريسته شود ، به روشني بيانگر ساختار سلسلهمراتبي باشد .
برنامهريزي منابع ، مديريت و ساختار شكست كار
ساختار شكست كار در سطحي كه براي برنامهريزي و مديريت پروژه مورد نياز است ، تجزيه ميشود . در حالت عادي ، عمل تجزيه دست كم تا يك سطح پايينتر از نيازهاي گزارشدهي انجام ميگردد ؛ يعني سطحي كه برنامهريزي ، كنترل و ارزيابي عملكرد پروژه را همراه با فعاليتهاي مجزا و منابع قابل تشخيص منحصربفرد و به گونهاي اثربخش ممكن نمايد . اگرچه شناسايي كامل منابع در مراحل بعدي فرايند برنامهريزي انجام ميگيرد ليكن خالي از منفعت نيست كه يك ديد كلي نسبت به نحوه انجام اين كار وجود داشته باشد و اطمينان حاصل شود كه سطح جزئيات ساختار شكست كار اين تلاشها را پشتيباني مينمايد .
تعامل ميان شناسايي نيازمنديها ، ساختار شكست كار ، بيانيه كار[32] ، برنامههاي منابع[33] ، زمانبندي مادر و تفصيلي[34] ، اطلاعات مشخصي را متناسب با رابطه ميان هزينه ، زمانبندي و عملكرد فراهم مينمايد .
هنگاميكه ساختار شكست كار تدوين گرديد مدير پروژه و ساير ذينفعان درگير در امر مديريت پروژه بايد به طور منظم در جريان چگونگي انجام كارها[35] قرار گيرند ؛ در اين راستا لازم است تا به موارد ذيل توجه نمود :
v انديشيدن در باب گزارشدهي و مكانيزمهاي كنترل .
v مشخص نمودن راهكار تعيين ميزان تكميل عناصر ساختار شكست كار .
[1] Project management
[2] Work Breakdown Structure
[3] Project Management Body Of knowledge
[4] Deliverables
[5] Sponsor
[6] Customer
[7] Stakeholders
[8] Hierarchal
[9] Work Packages
[10] Design
[11] Overall Project Scope
[12] Participants
[13] Responsibility Assignment Matrix
[14] Planning
[15] Resource Allocations
[16] Expenditures
[17] Performance
[18] Organizational
[19] Subcontractors
[20] Objectives
[21] Textual Outline
[22] Project Life Cycle
[23] Reporting
[24] Final Products
[25] Project Planning
[26] Duplication Of Effort
[27] Size
[28] Definition
[29] Flexibility
[30] Scope Of the Project Effort
[31] Coding Scheme
[32] Statement Of Work
[33] Resource Plans
[34] Master & Detailed Schedules
[35] How things are going
منبع :http://ieir-ieirprojects.persianblog.ir
+ نوشته شده در ساعت توسط اسلامي
|