رهبری تغییر
«منشی ها» به دلیل ارتباط نزدیک و کم فاصله با مدیر می توانند به سرعت پله های ترقی را طی کنند، اگر باهوش باشند، اگر بتوانند از مدیران بیاموزند، از تجربه های روزانه عبرت بگیرند و درس های تازه ای فرا گیرند، به ویژه آنکه در طول روز در معرض بیشترین اخبار سا در شرکت های پیشرفته، «منشی ها» با ملاحظات فراوان و تنوعی از آموزش ها و لیاقت ها گزینش می شوند. این «منشی ها» قادرند پس از چهار تا پنج سال خودشان کسب و کار تازه ای راه بیندازند یا شرکت و موسسه ای تاسیس کنند.
دلیل این جسارت نیز به یادگیری آنها در طول زمان به دلیل بهره گیری فراوان از مدیرانی برجسته و صاحب دانایی است که دوشادوش با هم کار کرده اند. درست به عکس تصور ناپخته و خامی در بین بسیاری از شرکت های ایرانی وجود دارد که درک دقیقی از فعالیت منشی دارند و گاه در حد یک «تلفنچی» از «منشی» انتظار دارند. حاصل آنکه این «تلفنچی ها» به مرور زمان سازمان را در سطح پایین تری قرار می دهند. مدیرانی که تصور می کنند این «تلفنچی ها» می توانند در غیاب آنها پاسخگوی مشتریان باشند و خوشحال اند از آنکه با دیگران کمتر سر و کار دارند و در برج عاج «مدیریت» نشسته اند به یک باره چشم باز می کنند و می بینند که هم مشتریان متواری شده اند و هم از مراجعان شرکت خبری نیست و باید کسب و کار را برچینند و در اندیشه ای دیگر باشند.
مدیرانی که قادر نیستند وظایف خود را انجام دهند و آن را به «منشی» یا افراد دیگری در سازمان واگذار می کنند قطعاً تصمیماتی را آنها خواهند گرفت که بر شرکت و سازمان لطمه های جبران ناپذیری وارد خواهد کرد.
اکنون برخی شرکت ها به دلیل کم تجربگی مدیر، «منشی ها» کارگردان اصلی اند و «مدیر» در قالب «بازیگر» عمل می کند. چه تعداد از کسب و کارها، شرکت ها و سازمان ها را می شناسید که مدیران به دلیل اعتماد به نفس کاذب، واگذاری مسوولیت های اصلی به منشی و خوش خیالی، بیشتر کارها به منشی واگذار شده و او «تصمیم گیر» اصلی است تا جایی که اگر یک روز منشی در سازمان نباشد مدیر برای انجام فعالیت ها دچار اختلال در تصمیم گیری است.
اینگونه شرکت ها آماده انحلال اند. چرا که منشی قادر شده بیش از مدیر بر امور تسلط یابد و در صورت تمایل هرگونه پیشنهادی را در قالب «موضوعات تحمیلی» بر مدیر سازمان پیش خواهد برد.
بدون تردید روابط انسانی و پیوند صمیمی و گرم در محیط کار می تواند سازمان، شرکت و محیط های کسب و کاری را کم تنش و پرآرامش کند اما از سوی دیگر نباید این معیارهای انسانی باعث شود که مدیر وظایف خود را به منشی و دیگر افراد پراعتماد واگذار کند. در چنین شرایطی است که مدیر می تواند تصمیم بگیرد و فعالیت ها را به انجام برساند. در غیر این صورت «منشی» کارگردان می شود و دستور می دهد که مدیرش چه نقش یا نقش هایی را ایفا کند. در برخورد با دیگران چه گفته یا دیالگوی را بر زبان راند، چه تصمیمی بگیرد و چه تصمیمی نگیرد. چندی پیش با سازمانی در حال گفت وگو بودم. مدیر سازمان گفت: «تمامی موضوعات مورد قبول است اما باید درخواست کنم که شنبه متن را برای شما ارسال کنم.»
وقتی از او دلیل این تاخیر را پرسیدم در کمال صراحت و صداقت گفت: امروز چهارشنبه است و وقت اداری در حال اتمام است از این رو منشی اش دستگاه کامپیوتر را خاموش کرده و می گوید که شنبه اول وقت حتماً این نامه را تایپ و ارسال خواهد کرد. بدون تردید سلامت سازمان وی در خطر است. «منشی» اکنون خود را به منزله تمامی سازمان می پندارد. پذیرش تصمیم منشی قطعاً در همین حد، محدود نخواهد بود و در روزهای آینده آن مدیر باید انتظار داشته باشد که دیگر شرایط منشی را بپذیرد حتی اگر با آن موافق نباشد.
از منظر صاحب نظران «سلامت سازمانی» بیشتر مدیران نمی دانند باید چه کنند تا سازمانی سالم پدید آورند. در سازمان سالم هیچ کس ترفیع نمی گیرد مگر آنکه نمودار و مظهر ارزش های رفتاری سازمانی باشد. اگر یک منشی قادر است تا این حد اقتدار سازمان را در دست بگیرد باید پس از ارزیابی های دانشی و فضایل اخلاقی به او فرصت های بیشتری داد تا در تصمیم گیری های اصلی سازمان نقش خردمندانه و جسورانه خود را همراه با «حفظ مصالح سازمانی» ایفا کند. در غیر این صورت سازمان آنچنان به دور از خردمندی اداره می شود که یک «منشی» قادر است سلامت سازمان و منافع سازمان را در دست بگیرد و آن را به «تناسب ساعات کاری خودش» به تاخیر اندازد. فراموش نکرده ایم پیام متفکران مدیریت را که هر بار تاکید می ورزند برای استخدام نیروی انسانی سازمان، باید با دقت عمل کنید.
حتماً می دانید اکنون در دنیا و در ایران سازمان هایی وجود دارند که استخدام حرفه ای انجام می دهند یعنی افراد متناسب با شغل مورد نظر را برمی گزینند. برای مثال برای «منشی» مجموعه ای از مهارت ها را در نظر می گیرند. افزون بر آن منشی باید برونگرا باشد. اگر شما بتوانید «تلفنچی» مناسبی را جایگزین این منشی کنید نشان دهنده آن است که از شغل «منشی» انتظار مطلوبی ندارید. «تلفنچی» حداکثر وظیفه ای که دارد برقراری ارتباط است اما منشی افزون بر مهارت بالا در تایپ علاقه مند به شنیدن صدای انسان هاست. افزون بر آن به دلیل آموزش های مناسب، به سرعت، زمان مکالمه را کوتاه می کند بی آنکه مکالمه کننده از این وضعیت احساس نارضایتی داشته باشد. از همه مهم تر بر پایه پردازش قوی و حتی شم و تخیل مطلوب تشخیص می دهد که آیا باید این ارتباط را در داخل سازمان برقرار کند یا آنکه با پاسخ های کوتاه فرد را برای حضور در سازمان برای جلسه هماهنگی با یکی از مدیران ترغیب کند.
حتماً دیده اید منشی هایی که در طول روز زمان های فراوانی را برای گفت وگو با مشتریانی انجام می دهند که گاه هیچ سودی برای سازمان ندارد و صرفاً در حال گرفتن اطلاعات متعدد هستند. اتفاقی که در عمل تلفن های سازمان را اشغال می کند، سازمان را با مشتریان کم سود ارتباط می دهد و سرآخر روز به پایان رسیده بی آنکه مدیر عامل از موقعیت درآمدی مناسب برای سازمان بهره مند شود. نتیجه آنکه این کسب و کار به مرور زیان ده می شود و دلیلی ندارد جز آنکه این منشی از فیلتر مناسب و براساس استانداردهای شغلی گزینش نشده است. تنها سازمان هایی با درجه عقلی کم قادرند انسان هایی کوتوله را برای این نقش بسیار حساس گزینش کنند.
آیا دوست دارید همچنان در محیط کار «کارگردان باشید» یا «بازیگر». فراموش نشود سازمان هایی اعتبار حرفه ای دارند که افراد بنابر مسوولیت های اصلی خویش فعالیت می کنند. اگر منشی قادر است افزون بر وظایف حرفه ای در کارمدیرعامل نیز نظارت و دخالت داشته باشد سلامت آن سازمان در معرض خطر است. در این صورت است که منشی کارگردان خواهد شد و شما به عنوان مدیر باید نقش هایی که او به شما تحویل می دهد بازی کنید.

http://www.mastermanagers.blogfa.com/post-54.aspx