نکاتی برای مصاحبه استخدامی

مقدمه:
زمانی که برای کاری آگهی می دهید، گاهی دهها (و یا صدها) رزومه دریافت می کنید که انتخاب از بین همه آنها خیلی دشوار می شود. از این رو باید رزومه های خوب را از بد تشخصی داده و دسته بندی کنیم.
غربلگری رزومه ها یعنی شناسایی بهترین رزومه ها و تفکیک آنها از انبوه رزومه های نامرتبط برای موقعیت شغلی مورد نظراست. اکثر سازمانها در فرآیند استخدام به تاثیر غربالگری رزومه ها اهمیت لازم را نمی دهند و نتیجه آن صرف زمان و انرژی زیادی در سازمانها برای آزمون متقاضیان نامناسب است. در صورت اجرای غربالگری رزومه ها، تعداد کمتری از متقاضیان که بیشترین تشابه با نیازهای سازمان را دارند، وارد فرآیند انتخاب می شوند.

نکات مهم در غربالگری رزومه: "در رزومه دنبال چه بگردیم؟"
•    رزومه را به دقت مطالعه نمایید تا متوجه شوید  دارای ساختار مناسب، قابل قبول و حاوی اطلاعات مرتبط با موقعیت شغلی مورد نظر هست یا خیر؛
•    اگر حجم رزومه های دریافتی زیاد است، توصیه می شود برای غربالگری آنها از یک تیم چند نفره استفاده شود. البته تمام اعضای تیم باید آگاهی لازم نسبت به موقعیت شغلی مورد نظر را داشته باشند و از قبل باید با نکات مهم غربالگری رزومه ها آشنا شوند؛
•    مشخصات فردی درج شده در رزومه را با دقت مطالعه نمایید. (هستند رزومه هایی که با وجود تجربیات کاری و تحصیلی مناسب، فاقد هرگونه آدرس ایمیل یا اطلاعاتی جهت تماس با آنها هستند.)
•    سابقه تحصیلی فرد را با دقت بررسی کنید. به سال های آغاز و پایان مقاطع تحصیلی فرد دقت نمایید.
•    آیا در رزومه سابقه کاری مشابه آنچه شما برای موسسه / پروژه تان دنبالش هستید وجود دارد؟ (تطابق با شرح شغل مورد نظر)؛
•    فقط بررسی عناوین شغلی در رزومه ها کافی نیست و در صورت اشاره به شرح وظایف فرد، باید آنها را نیز با دقت مطالعه کرد.
•    سابقه کاری در هر شغلی که در رزومه ذکر شده چقدر است؟
•    آیا تنوع شغلی در رزومه زیاد است؟ ممکن است که تنوع شغلی زیاد در رزومه نشانه چندان خوبی نباشد. چرا که ممکن است نشان دهنده تعهد پایین فرد نسبت به کارهای قبلی اش باشد. البته در صورت جوان بودن داوطلب ممکن است این فاکتور مبنایی برای حذف فرد نباشد چراکه در بیشتر مواقع اینگونه افراد در مسیر پیدا کردن کارراهه شغلی خود هستند. توصیه می شود برای حصول اطمینان با این افراد مصاحبه تلفنی صورت گیرد.


•    رزومه را مرور کنید تا ببینید که از املا و انشاء درستی برخوردار است یا خیر.
•    به زمان های ذکر شده در رزومه توجه کنید: آیا سوابق کاری و تحصیلی به هم متصل هستند و یا فواصل زمانی بین آنها دیده می شود؟
•    آیا تاریخ ها، فعالیت ها و مسئولیت های فرد نشانی از پیشرفت وی در کارها دارد؟

با توجه به نکات حاصله از سئوالات فوق، بهترین کاندیداها را جهت مصاحبه دعوت می کنیم.


انواع مصاحبه:
    مصاحبه تلفني:
هدف از مصاحبه تلفنی، آشنایی اولیه با کاندید و معرفی خود و توضیح در رابطه با شغل و اهداف استخدام می باشد. در مصاحبه تلفنی می توان سئوالاتی از قبیل: درخواست شرح مختصری از وظایف شغلی حال حاضر فرد، تمایل فرد به جابه جایی، انگیزه فرد از ترک سازمان و میزان حقوق درخواستی فرد و... پرسیده شود. و در صورت توافق اولیه، کاندید به مصاحبه حضوری دعوت شود.

    مصاحبه حضوري:
    مصاحبه شايستگي مدار:
این نوع مصاحبه از موثرترین نوع مصاحبه ها است. در این روش به شکل نیمه ساختاریافته و با کمک سئوالات رفتاری و هدفمند تجربیات کاری، مهارت ها و خصوصیات کاری افراد، که نشان دهنده سطوح شایستگی کاندید برای شغل مورد نظر است را بررسی می نماییم. این مصاحبه باید توسط دپارتمان منابع انسانی بر اساس چارچول شایستگی های سازمان انجام شود.
    مصاحبه تخصصي:
در این نوع مصاحبه توانایی ها و مهارت های فنی و تخصصی فرد به شکل شفاهی و عملی سنجیده می شود.
    مصاحبه استرس:
اگر شغل مورد نظر دارای چالش ها و پیچیدگی های خاصی است و نیازمند فردی با خصوصیات و سبک رفتاری پایدار و قوی است، می توان از مصاحبه استرس استفاده کرد. در این نوع مصاحبه به شکل هدفمند و با استفاده از سئوالات و روش های خاص فرد را در شرایط استرس زا قرار می دهند تا سطح آستانه کنترل رفتاری فرد و همچنین مدیریت استرس وی سنجیده شود. (این نوع مصاحبه حتما باید با کمک مشاورین متخصص در امر استخدام آموزش و اجرا شود).

    مصاحبه گروهي(Panel Interview):
در بعضی مواقع برای صرفه جویی در وقت، انواع مصاحبه توسط یک گروه از افراد مصاحبه کننده، شامل مدیرعامل، مسئول منابع انسانی، مدیر مستقیم و... در یک زمان انجام می شود. و هر کدام از مصاحبه کننده ها بر اساس اهداف خود سئوالاتی را از کاندید می پرسند.


مصاحبه را چگونه انجام دهیم:
•    رزومه کاندیدای مورد نظر را همراه خود داشته باشید. سئوالاتی را که در حین غربالگری رزومه به ذهنتان رسیده را در جایی بنویسید که در حین مصاحبه بپرسید. حواستان باشد که "حتما" رزومه را قبل از انجام مصاحبه خوانده باشید نه در حین انجام مصاحبه؛
•    قبل ار اینکه به طور جدی وارد فاز سئوال پرسیدن و سنجش مهارت ها و تجربیات فرد شوید با صحبت های کوتاه و عمومی سعی کنید تا فضا را از سردی و استرس در بیاورید. در بسیاری مواقع کاندیداها مضطرب هستند. مثلا با پرسیدن سوالاتی نظیر: "آیا راحت آدرس اینجا را پیدا کردید؟" و یا "مرسی از اینکه وقت خود را برای مصاحبه در اختیار ما قرار دادید"، سعی کنید که از استرس مصاحبه بکاهید.
•    برای فرد توضیح دهید که این مصاحبه محرمانه خواهد بود و اطلاعاتی که در ضمن انجام مصاحبه رد و بدل می شود پیش شما محفوظ خواهد ماند.
•    قبل از انجام مصاحبه برای فرد توضیح دهید که هدف از انجام مصاحبه چیست و جلسه چه مدت زمان طول خواهد کشید. 
•    بهتر است مصاحبه را با پرسش سئوالاتی در مورد رزومه فرد که برایتان مفهوم نیست شروع کنید. مثلا مدت زمانهایی که کار می کرده یا تحصیل کرده، رشته تحصیلی اش، و اینکه چرا شغل خود را عوض کرده. سعی کنید با سئوالات خود کاندید مورد نظر را وارد بحث و گفتگو کنید تا احساس راحتی بیشتر برای انجام مصاحبه پیدا کند. بهترین مصاحبه آن است که مصاحبه شونده 70٪ صحبت کند و مصاحبه کننده 30٪.
انواع سئوالات مصاحبه:
•    بطور معمول سه مدل سئوال در هنگام مصاحبه پرسیده می شود:
1-    سئوالاتی حقیقی: مثلا اینکه "در شغل قبلی خود چه مدت کار کردید؟"
2-    سئوالات فرضی: مثلا اینکه اگر فلان اتفاق بیافتد عکس العمل شما چه خواهد بود؟
3-    سئوالات رفتاری:  "مثالی بزنید از زمانیکه شما در کار گذشته خود با مشکلات زیادی مواجه بودید. چطور  این مشکلات را حل کردید؟" (با این سئوال شما سعی در شناسایی مهارت حل مساله فرد دارید). و یا "سخت ترین تصمیم گیری که تا به حال در زندگی حرفه ای خود گرفته اید چه بوده است؟"؛ "چطور این تصمیم را گرفته اید"؛ "آیا از نتایج حاصله از تصمیم راضی هستید" (با این سئوال شما سعی در شناسایی نوع و سطح مهارت های تصمیم گیری فرد کاندیدا هستید)؛ و یا اینکه "مهمترین چیزی که در 1 سال اخیر در زندگی حرفه ای تان یاد گرفته اید چه بوده است؟" (با این سئوال شما سعی در شناسایی میزان بازبودن کاندیدا به موضوعات جدید و یادگیری هستید).


نکات مهم در حین مصاحبه:
•    از مثال ها و پاسخ هایی که فرد ارائه می کند، یاددشت بردارید و تنها به نوشتن اینکه او در مصاحبه "خوب" یا "بد" بود اکتفا نکنید. شما باید از جوابهایی کاندید یادداشت برداری کنید تا بتوانید در موقع تصمیم گیری به آنها رجوع کنید و با جوابهای سایر کاندیداها مقایسه کنید؛
•    قبل ازانجام مصاحبه، مطمئن باشید که چه عوامل شغل مورد نظر برایتان مهم است و دقیقا سئوالاتی در همین زمینه بپرسید.  این عوامل متغیر می تواند شامل: تحصیلات، مهارت ها ، شخصیت و رفتارهای فرد باشد.
•    در زمان مصاحبه دقت داشته باشید که فرد چگونه به سئوالها پاسخ می دهد. آیا می خندند؟ آیا مضطرب است؟ آیا دوستانه بر خورد می کنند و یا خشک و سرد است؟ آیا اعتماد به نفس دارد؟
•    با مصاحبه کننده وارد بحث های خصوصی نشوید. سئوالات شخصی نپرسید و در تمام طول مصاحبه کاملا بحث را در سطح حرفه ایی نگه دارید؛

•    سعی کنید بیشتر گوش دهنده باشید؛ اگر صحبت های مصاحبه شونده متمرکز بر سئوالات نبود، وی را با گفتن "لطفا برگردیم به سئوال ..." به موضوع اصلی گفتگو سوق دهیم؛
•    مصاحبه فرصتی است که کاندیدا در مورد موسسه/ پروژه شما اطلاع پیدا کند؛ سعی کنید که نماینده خوبی برای موسسه تان باشید. از بالا به پایین برخورد نکنید، حرفه ای اما دوستانه باشید. ممکن است که این مصاحبه سالها به یاد مصاحبه شونده بماند.
•    در پایان مصاحبه از کاندیدا تشکر کنید؛ از وی بپرسید که آیا سئوالی دارد؛ گام های بعدی را برای کاندیدا مشخص کنید (مثلا اینکه از چه طریق و تا چه زمان در مورد تصمیم تان وی را مطلع خواهید کرد).
و چند نکته پایانی در رابطه با مصاحبه:
•    مصاحبه می تواند بین بیست دقیقه تا یک ساعت طول بکشد؛
•    مصاحبه انرژی زیادی می برد؛ اگر تعداد کاندیداهای زیادی را برای مصاحبه انتخاب کرده اید، چند روز را به انجام مصاحبه اختصاص دهید و همه را در یک روز انجام ندهید. به طور معمول انجام چهار مصاحبه در یک روز کافی است؛
•    در انجام مصاحبه برای خودتان یک ساختار داشته باشید و سئوالات را طبق آن ساختار بپرسید. حواستان باشد که از همه کاندیداها سئوالات نسبتا مشترکی بپرسید؛
•    بهتر است برای سنجش مهارت ها یک معیار سنجش داشته باشید. مثلا از یک تا پنج که در آن یک بهترین و پنج بد ترین است. این قانون را برای همه ابعاد مهارت در همه کاندیداهابطور یکسان اعمال کنید تا بتوانید در نهایت بر اساس امتیازهای داده شده، تصمیم گیری درستی داشته باشید.
•    مراقب باشید که در مصاحبه ها احساسی و بر اساس سلیقه عمل نکنید؛
•    بین مصاحبه ها استراحت کنید و به خودتان برای فکر کردن و جمع بندی مشاهدات وقت بدهید.



منبع : دوره منابع انسانی مدرسه پرتو 1392