مديريت زمان
مديريت زمان
نویسنده : فريدون بختياري
اشاره اي برمشغله مديران پركار
زمان ميگذرد . سريع هم مي گذرد . اين مقاله نظر به اصولي دارد كه در ارتباط بامديريت زمان ونحوه تسلط انان در مهار عامل زمان مطرح مي گردد.
درآغازلازم است عملكرد از سه منظر مدنظرقرار گيرد:
1- اثربخشي قطعي و مطلوب
2- نهايت بهره وري با حداقل زمان، هزينه وانرژي
3- حصول به دومقصدفوق با رويكري متعارف و بي نياز از ترس به چالشهاي زيان بخش
دربررسي موارد سه گانه فوق نخست اين پرسش به ذهن متبادر مي گردد كه مديريت زمان چيست و چگونه بايد آن را كنترل نمود؟
براي روشن شدن اهميت موضوع بدو سئوال زيرتوجه فرمائيد.
1- اگر شما پول سازمان را همانطور مصرف مي كرديد ، كه وقت خود را صرف مي كنيد ، چه اتفاقي روي مي داد؟
2- آيا بخاطر داريد براي چگونگي صرف وقت خود برنامه ريزي كرده باشيد؟
فقدان برنامه در زندگي شغلي معمولاً در آخرين لحظه درمواجه با ضرب الاجل ها، احساس مي شود. اينجاست كه تنشي بي اندازه و تنزل و كاهشي عظيم در اجراي كارها بوجــود مي آيد. اين همان چيزي است كه نبايد وجود داشته باشد.
وقتي دريك سازمان سيستمي ضعيف كنترل زمان رادراختيار دارد، اين امر نشانه آن است كه در آن سازمان، مسئله اعتماد به نفس تعريفي غيرمتعارف يافته و بازتاب آن دركاربست شيوه هاي يكسان و براي برنامه هاي كوچك و به ظاهر موفق وبرنامه هاي بزرگ و غامض تجلي مي يابد. لذاكارهاي كوچك بديهي پنداشته مي شوندو برنامه هاي بزرگ به طرز مبالغه آميزي پيچيده بنظر ميرسند.
براين اساس عدم شايستگي ها كه در برنامه هاي كوچك بنظر نمي آيند، در برنامه هاي بزرگترو پيچيده تــــر، بطرز حيرت انگيزي بزرگ جلوه مي كنند. بخاطر داشته باشيد نمي توانيد موتورسيكلت را همچون دوچرخه هدايت كرد. يا يك سوپرماركت زنجيره اي را مانند بازار عمومي فروش كالا اداره نمود. زيرا وقتي طبيعت امور با يكديگر متفاوت است، براي حل مسائل مرتبط با آن مباني و معيارهاي متفاوت كاربرد دارد. علت اينكه كنترل زمان آنها در سازمانها كمترمورد توجه قرار مي گيرد ، آن است كه در برگ ارزيابي كارمندان و بررسي طرز انجام كارآنها، كمتر با آن برخورد مي كنيم. آنچه ما از پيش بيني و درك آن بازمي دارد اين است كه توجه نداريم، تا چه اندازه اين معني به تمام جوانب كارهاي ما وابسته است.
مديريت زمان جهات مختلفي دارد. بيشتر مديران تعدادكمي از اين جوانب رامي شناسند، اما تعدادكمي از مديران تمام جوانب آن را در مي يابند. دراينجا موضوعي بسيار ساده مطرح است و آن اينكه يك دفترچه يادداشت كه بتوان ايده هاي مربوط به فعاليتهاو برنامه ها را در آن بطور مرتب نوشت نقطه آغازين نظم بخشي به تنوع فعاليتهاي گوناگون است.اما از اينها بالاتر، اين دفتر يادداشت ابزاري است كه تاثير و نفوذ شما را برحوادث نشان مي دهد. اين كار ، ساير مهارتهاي مديريت را مانند برنامه ريزي كارمديريت پروژه و اقدامـــات را پي ريزي مي كند.
آنچه اين مقاله به دفاع از آن برخاسته است اختيار نمودن طرز عملي است كه در بكاربردن عاملي براي كنترل زمان نقش بارز ايفا نمايد. قبل از اينكه راجع به آينده سخني بگوئيم ، بهتر است كه زمان حاضر را بررسي كنيم. اما قبلاً توجه داشته باشيد بايد معلوم شودزمان طولاني چون يك هفته از وقت خود را چگونه صرف مي كنيد؟ دراين مورد بايد يادداشت داشته باشيد، و فعاليتهاي خود و حتي تغيير در فعاليتهاي خود را دقيقاً يادداشت كنيد.
پس ازگذشت يك هفته زماني را براي بررسي اين يادداشت ها تخصيص دهيد. آن وقت متوجه خواهيد شد، چه كارهاي لازم و احتمالاً غير لازمي را انجام داده ايد. تا آنجا كه امكان دارد كارهاي غير لازم را حذف كنيد و وقت باقي مانده را صرف كارهاي لازم يا لازمتر كنيد. اولويت كارها را فراموش نفرمائيد.
دراينجانظر ما اين است كه در جريان عمليات واقداماتي كه انجام ميدهيد، امور زائد را حذف نمائيد. اولين قدم عبارت از ارزيابي امري خطير است درواقع به آن سئوال اساسي كه وقت خود را چگونه صرف مي كنيد؟ آن وقت بعضي عادات شما مورد سئوال قرار مي گيرد. دردفتر يادداشت خود آن زمانهائي را مشخص كنيد كه از آن ها مي توانستيد بهره برداري بهتري بنمائيد.
دريادداشت هاي خود به هر فعاليت كاري نظري اندازيد و بطور عملي زماني را كه بايد صرف آن شود ذكر كنيد و سپس زماني را كه واقعاً صرف آن شده است با آنچه شما حدس زده ايد مقايسه كنيد. وقتي را كه صرف بحث در مورد مسائل سياسي و اجتماعي بخصوصي كرده ايد، يا فلان بعد از ظهر راكه صرف تنظيم يك خاطره خصوصي براي بردن جايزه اي نموده ايد ، و يا چنددقيقه اي را كه حتي صرف جداكردن گيره هاي كاغذ از يكديگر نموده ايد، هدر رفتن وقت بدانيد( مگر اينكه اين كار در ساعات استراحت اتفاق افتاده باشد).
فشاراصلي كه شما در كارتان احساس مي كنيدممكن است اين گرفتاري باشد كه بخواهيد به ديگران دركاري كه انجام مي دهند كمك كرده باشيد. مطمئناً دريك محيط صميمي و متعادل اين امرمطلوب است كه شما مايل به كمك به ديگران باشيد. اما دفتر يادداشت خود را بررسي كنيد و ملاحظه نمائيد چه مقداراز وقت خود را صرف كارهاي خودتان مي كنيد و چقدر از آن را صرف ديگران؟ براي مثال اگر شما يك بعد از ظهر را صرف درست كردن غلطهاي دستوري متون كتابي مي كنيد كه در باره پروژه اي اداري نوشته ايد، بايد بدانيد كه اين كار جزء وظايف قسمت انتشارات است و كارشما نه تنها صحيح نبوده، بلكه هدر دادن وقت و انرژي نيز بوده است. قسمت انتشارات كار تصحيح متون را خيلي بهتر از شما انجام ميدهد وشما بايد وقت تلف شده را صرف موضوعات تكنيكي مي نموديد.
دراين دفترچه شما فهرست كاملي از تمامي ملاقات ها و قرارهاي قابل پيش بينــــــي را مي بايست يادداشت كنيد. اگر ملاقات هاي معمولي را حذف كرده ايد ، چون بهر حال آنهارا بخاطر ميآوريد حالا، آنها را نيز اضافه كنيد.
ملاقات هاي شما گوياي روابط شما باديگران است. اين روابط عبارت از توافقي است در امر مصا حبه هاي رودررو ميان شما و ديگران در مورد فعاليتهايتان . براينگونه روابط تعهدات اخلاقي ، اجتماعي كنترل دارند.معمولاً اين گونه اطلاعات، دفترچه شما را پرميكند. حالابايد بيرحمانه اطلاعات غير لازم را حذف كنيد. براي مثال امكان دارد كميته هائي درسازمان وجودداشته باشد كه شما بتوانيد نسبت به آن ها مساعدت كنيد. اما اگر كارمند زيردست شما بتواند اين كار را انجام دهد يا حتي بهتر از شما در آن مورد خاص تبحر داشته باشد ، اجازه دهيد كه وي در جلسات كميته مزبور شركت كند. دراينگونه موارد ساعات طولاني براي ناهار مصرف مي شود كه بهتر است چنانچه شمادر آن شركت داريد، اين جلسات ناهار مانند كنفرانس هاي كوتاه مدت اداره شود. اين امكان نيز وجود دارد كــــــه مصاحبه هائي داشته باشيد كه سه برابر زمان لازم امتداد يابند ، زيرااينگونه برنامه ريزي شده اند. همين امروز ساعات اضافي را حذف كنيد.
هراس انگيز ترين موضوع در مورد ملاقات ها مسئله ضرب الاجل ها است و به موقع تحويل دادن كالاها. آيا شما امورارجاعي را خيلي دير تحويل ميدهيد؟ آيا اغلب نزديك زمان تحويل كالا دچار ترس و هراس مي شويد؟ اگر اينطور است ازمديريت زمان استفاده كنيد:
ايده اصلي اين است كه مديريت ضرب الاجل ها مي بايست درست با همان تكنيكي اداره شود كه درمورد پروژه هاي بزرگ انجام مي پذيرد:
1- موارد ويژه رابررسي نمائيد. آيا اطمينان داريد كه درمورد كارهائي كه بايد تحويل گردد خاطرتان از هر جهت آسوده است؟
2- شغل و كارمربوط رابه اجزاء كوچكتر تقسيم كنيدتا بتوانيد زمان لازم براي انجام هر جزء راتعيين نموده، پيشرفت آنرا كنترل كنيد.
3- بررسي هاي مربوط به پيشرفت كار را برنامه ريزي كنيد. باتوجه به هر جزء تعيين شده ، قادرخواهيد بود مشكلات را سريعاً پاسخ دهيد.
مديريت كنترل زمان ديگران را نيز تحت تاثير قرار ميدهد، بويژه كارمندان زيردست شما را. برنامه ريزي پروژه يعني اينكه نه تنها تخصيص وقت شما، بلكه توزيع وظايف شما ميان ديگران. اين امر بايد در همان طرح ريزي و كنترل وبررسي كه در كارشما وجود داشته است برنامه ريزي گردد.
دادن هرنوع وكالت ونمايندگي بايد داراي ويژگي تاييد و اختتام كارباشد. بعنوان يك مدير شما اين مسئوليت را داريد كه اطميمان حاصل كنيد كه وظايف محول شده بكارمندان زيردست شما با موفقيت بانجام رسيده است . پس شما بايد اطمينان يابيد كه هروظيفه اي باتحويل كارپايان يافته است. آنگاه دردفترچه خود مي نويسيد.كه فلان امربوقوع پيوسته است. مثلاً اگرشما روز سه شنبه با بعنوان روز پايان كار، مورد توافق وتامين مينمائيد، روزچهارشنبه بايد دردفترچه شما روزي باشد كه كاررا بررسي مي كنيد. اين روش ساده به شما اجازه ميدهد كه پيشرفت امور را كنترل كنيد ودرصورت لزوم اقدامات مقتضي را بعمل آوريد.
اهداف بلندمدت بسياري وجود دارد كه يك مديرخوب بايد درتحقق آن كوشا باشد. هدفهاي بلندمدت مهم هستند اما فوري نمي باشند. در مورد آنها ضرب الاجل وجود ندارد. اين هدفها درانتهاي راهي طولاني قرار دارند. به همين دليل بسيار آسان است كه آنها را وقتي كه كاري فوري پيش مي آيد، عجالتاً بدست فراموشي بسپاريم. اينجاست كه تعادلي بايد برقرار باشد.
مديريت زمان نوعي كاربرد نظام يافته در استفاده از ادراك و استنباط منطقي است. اين نوع مديريت نياز به كوشش اندكي دارد اما در عين حال باعث افزوني شايستگي در كار و پيشرفت آن مي گردد ونشان ميدهد كجاها وقت و انرژي تلف مي شود، و بالاخره منجر به استفاده صحيح از وقت ميشود. چنانچه اين مديريت را بركارهاي خود تمركز دهيد، مسائل شما حل نمي شود ولي اين مسائل بشما نشان داده ميشود و ساختاري بوجود مي آيد تاشما راه حلي براي مسائل خود بيابيد و آنهار ار كنترل كنيد. اين روش مديريت شما را قادر به كنترل ً وقت ً خود مي كند، حال اين وقت را چگونه بكار ميبريد، اين امر دقيقاً بخود شما بستگي دارد.
Personal Time Management for Busy Managers . By Gerard M Blair