مراحل چهارگانه برنامه ريزي

برنامه ريزي ازچهارمرحله تشكيل ميگردد.

مرحله (1) برآوردموقعيت :

تعيين موقعيت دقيق سازمان و فرصتهاوتهديداتي كه باآن مواجه خواهدبود.

مرحله (2) برنامه ريزي استراتژيك:

تعيين اهداف واولويتهاوانتخاب بهترين شيوه روياروئي بامسائل .

مرحله (3) برنامه ريزي عملياتي :

تعيين برنامه هاي زمان بندي شده براي هرفعاليت درهرقسمت .

مرحله (4) ارزيابي واصلاح موقعيت :

حصول اطمينان ازاينكه طرحهابه دقت توسط مديراني كه مسئوليتهاي ايشان براي انجام فعاليتهاي تعيين شده توجيه گرديده است .

اولين مشكل ، برسرراه اجراي هرطرحي مسئله شروع آن است . شروع عمليات مستلزم قاطعيت دراخذتصميم است . شروع هرفعاليتي بدون اخذتصميم قاطع، درمورداينكه آن كارحتماً بايدانجام شودميسرنيست . شماهرگزبه برنامه ريزي احتياج نخواهيد داشت مگراينكه مقامات تصميم گيرنده ومتخصصين فن ، لزوم چنين اقدامي راتاييدكرده باشند. بهمين دليل طرحهازماني قابليت اجراپيدا ميكنندكه تصميمات موثردرموردآنهااتخاذگرديده باشد.

بسياري ازمديران فاقدقدرت تصميم گيري درموردتعيين اهداف بلندمدت عملياتي هستند. لذابصورت موضعي عمل ميكنندودريك مقطع مشخص زماني ( بيشترحال ) موثرند. درواقع دربرابرحوادث فقط ازخودعكس العمل نشان ميدهند. بهمين دليل كساني ميتواننددرمقام مدير، نظارت براجراي طرح ها را برعهده گيرند كه استعدادوشايستگي صحه گذاردن برآنهاراداشته باشند. چه، درغيراينصورت لزوم تعيين اهداف بلندمدت واصولاً برنامه ريزي، منتفي ميگردد.

ايجادهمآهنگي دركارهامستلزم داشتن مديراني واقف به مسئله برنامه ريزي است . شخص مطلعي كه مسئوليت اجراي طرح رابعهده ميگيرد. مسلماً اوبايدمديري لايق وموردقبول مطلعين ومتخصصين وخصوصاً مهره هاي تصميم گيرنده دستگاه باشد. بطورحتم چنين شخصي بايدتمام وقت خودراصرف مطالعه روشهاي جديد، كسب ايده هاي نووابتكاري نموده وبه اين كاربعنوان شغل ياوظيفه دوم خودنگاه نكند.

بسياري ازدستگاهها،باين دليل ازهم گسيخته ياباشكست مواجه شده اندكه فاقدبرنامه صحيحي بوده اند. يابرنامه ريزان آنهانميدانستندكجاهستند، بكجاميخواهندبرسندوكاركنان آنهابدون دردست داشتن طرح روشني كه مبين نكات اساسي مربوط به آينده باشد ،فقط كارهاي جاري راانجام داده اند. بنابراين اولين اقدام موثر،تعيين خط مشي ها واهداف سازمان است كه تمامي دقايق آن مي بايست معلوم بوده ونتايج موردانتظارآن مشخص گرديده باشد. يعني بتواندبراي 6 سئوال اساسي چه ، چرا، چه كسي ، چه وقت ، چگونه ، كجا، پاسخي منطقي داشته باشد.

بنابراين اجراي هرپروژه بدون داشتن يك سيستم دقيق برنامه ريزي كاربيهوده اي است . مسلماً تمام سطوح طرح بايدمشخص ومعلوم باشد. كانالها ومسيرهاي اطلاعات موردنيازبمنظورفرمول بندي طرحهاوعملياتي كه براي تجديدنظروتصويب خواهي طرح لازم است بازومعلوم گردد. سيستم بايد ضمناً كارو وظيفه كساني راكه درعمليات برنامه ريزي شركت دارندمعلوم نمايد.

دخالت دادن مديران سازمان درفازيك عمليات طرح ريزي يعني تعيين موقعيت سازمان وبرآورد احتياجات آن ، به آنهاديدي جامع وكلي نسبت به سيستم داده وعلاوه برآن به هيئت مديره اطلاعات كافي بمنظورتصميم گيري خواهدداد. دخيل كردن مديران درتعيين وتوسعه اهداف ، انتخاب شقوق مختلف كاروطرح ريزي استراتژيك ابزارقدرتمندي است، بمنظورپرورش استعدادهاي مديريت واقدامي اساسي است درجهت رسيدگي به وحدت عمل .

عدم درك وشناخت، نسبت به كاري كه انجام ميشودسبب برنامه ريزي ناقص ميگردد. اگرتصميم داريددرزمينه برنامه ريزي تصميمات منطقي اتخاذنمائيدبايدحقايق قطعي ومنطقي دراختيارداشته باشيد تابراساس آن پيش بيني اموربرايتان ممكن گردد.

مشكل ديگري كه درزمينه برنامه ريزي وجوددارداينستكه معمولاً سرپرستان ومديران ، عادت ندارندبصورت تاكتيكي فكركنند. وقتي ازآنان خواسته ميشودتاطرحي بريزندبندرت حقايق تاريخي مربوطه رادرموردآنچه كه بايددرآينده انجام شوددخالت ميدهند. شايدعلت اين است كه سالها آموزش ديده اندكه به كارآئي بيشترازثمربخشي توجه نمايند. يعني اينكه معتقدندكارهابايددرست طبق پيش بيني هاي مديرانجام شوند. مهم نيست كه موثرندياخير. درواقع برنامه ريزي بعنوان حربه اي براي ايجاد احساس امنيت واطمينان مديران درميآيد.

بعضي ازمديـــران تمايــلي به ابــداع ونوآوري دركارهانداشته براساس عقايدوشيوه هاي سنتي ، برنامه ريزي ميكنند. بهمين دليل است كه دركمال تعجب به مديراني برخوردميكنيم كه معتقدندبراي انجام هرفعاليتي تنهايك راه وجوددارد

ودرحقيقت بدليل همين طرزتلقي است كه فرق بين مديران مجرب ومبتكرباكساني كه كليشه اي فكروعمل ميكنندمشخص ميشود.

مسئله ديگري كه باعث خواهدشدبرنامه ريزي باعدم موفقيت همراه گردد، شكست درتنظيم سيستمي است كه قادرباشداهداف سازمان رابانقطه نظرهاي مديريت ، ادغام نمايد. برنامه ريزي درصورتيكه ازحمايت مديريت بي بهره باشدهرگزموفق نخواهدشد.

تمركزفعاليتهابايدروي مسائل استراتژيك وحياتي موردنيازطرح درجهت رسيدن به اهداف بلندمدت معطوف بوده وباايجادكانالهاي ارتباطي صحيح ازپراكندگي وبلاتكليفي نيروهاي موثرجداً جلوگيري نموده امكان دست يابي به افكارسازنده رافراهم سازد.

همكاري منظم مديريت سازمان بامسئولين اجرائي، اين امكان رابوجودميآوردتامحدوه هاي حساس وبحراني راباواقع بيني ازابعادگوناگون مشخص ساخته ضمن حفظ ارتباطات اداري ، باتشريح موقعيتها واصلاح اشكالات برمبناي محورارزيابي ، بسوي اهداف تعيين شده قدم برداشت ......