مدیریت تجربه
ارکان تجربه مدیریتی
هر تجربه مدیریتي 4 رکن دارد. وقتی از ارکان تجربه مدیریتی صحبت میکنیم یعنی اینکه بدون هر یک از رکنها، تجربه مدیریتی ناقص است و امکان انتقال کامل به دیگران ندارد. در واقع این ارکان مانند پایههای اصلی بنای تجربه مستندشده هستند. البته در تجربه مدیریتی که ارائه میدهیم، موارد دیگری نیز هست که باید مورد توجه قرار بگیرد اما در اینجا بحث ما ارکان است. برای اینکه شروع به مستندسازی تجربه کنیم باید سعی نماییم اطلاعات کافی در خصوص هر یک از رکنها را فراهم آوریم. این ارکان عبارتند از:
1- مساله و ضرورت
2- نقطه تصمیمگیری
3- مراحل اجرا
4- نتایج و تحلیل آن
حال به بررسی هریک از موارد چهارگانه فوق میپردازیم:
مساله و ضرورت: نقطه شروع هر تجربه مدیریتی در عالم واقع، یک مساله، ضرورت، چالش و یا گاهی فرصت است. یعنی همیشه یک موضوع خاصی بوده که ذهن مدیران را به خود درگیر کرده و به فکر چارهاندیشی افتادهاند بنابراین باید به درستی ابعاد این رکن را به مخاطبان تجربه منتقل کنیم. برای این منظور لازم است اطلاعات دقیقی از جنبههای مختلفی که ذهن مدیران را به خود مشغول کرده و در واقع مساله و ضرورت وقوع تجربه مدیریتی ما را شکل میدهد مطلع بوده و بتوانیم آن را منعکس نماییم.
در بیان مساله ضمن اینکه باید ابعاد مختلف را در نظر داشت اما ارتباط مساله با تجربه مدیریتی را نیز باید مورد توجه قرار داد و اینکه مسائل و ضرورتهایی را بیان کنیم که منشا شکلگیری تجربه ما هستند وگرنه سازمانها همیشه با مسائل متعدد و متفاوتی روبرو هستند که هر یک از آنها می تواند مبنای یک تجربه مدیریتی باشد.
نقطه تصمیمگیری: نقطه تصمیمگیری یکی از ارکان اصلی تجربه است که در هنگام مستندسازی کمتر به آن توجه میشود. اینکه مدیران چگونه با بررسی مساله موجود، راهکار انتخابی را برگزیدهاند همان نقطه تصمیمگیری است. در این بخش باید به روشنی بیان شود که مدیر یا مدیران مربوطه با چه سازوکاری تصمیمگیری نمودهاند و برای اجرا برنامهریزی نمودهاند آیا این تصمیم یک تصمیم مشارکتی و از طریق کمیتههای تخصصی بوده و یا اینکه با مطالعه تجربه دیگران و یا مواردی از این دست بوده است.
انعکاس شیوه تصمیمگیری به خصوص از این جهت دارای اهمیت است که مخاطب، علت برگزیدن راهکار مورد نظر شما را درک میکند. در غیر این صورت ممکن است مخاطب تجربه شما، مدام با این سوال روبرو باشد که چرا شیوه دیگری انتخاب نشد؟ در حالی که ما میتوانیم با تبیین مناسب موقعیت مساله و جوانب مختلف، چگونگی رسیدن به تصمیم خاص را تشریح نماییم.
نکته دیگری که در این مورد حائز اهمیت است، مغفول ماندن نقطه تصمیمگیری در شیوههای مستندسازی سنتی است. در شیوههای مستندسازی زونکنی و پروندهای، به علت آنکه صرفا مکاتبات نگهداری میشود، غالبا از شیوهها و چگونگی تصمیمگیری رد و نشانی پیدا نمیشود مگر آنکه کمیتهای وجود داشته باشد و صورتجلسه کامل مذاکرات نیز تهیه شده باشد که معمولا کمتر اتفاق میافتد.
مراحل اجرا: شاید بتوان مراحل اجرا را متن اصلی تجربه نامید چرا که در این بخش است که شما تجربه عملی خود را ارائه کرده و فعالیتهایی که در راستای رفع مساله و چالش سازمان خود انجام دادهاید منعکس میكنید.
در تشریح مراحل اجرا، دستهبندی درست فعالیتها و همچنین رعایت ترتیب و توالی اتفاقات از اهمیت زیادی برخوردار است. باید فعالیتهای انجامشده که اصولا بر اساس تصمیمگیری و برنامهریزی بوده را به طور کامل توضیح داده و برای مخاطبان تجربه، نقطه ابهامی درباره کارهای صورتپذیرفته باقی نگذاریم.
نتایج و تحلیل آن: بخش نتایج از این حیث که موید توفیق تجربه مدیریتی شماست دارای اهمیت بسیار است. یعنی شما پس از تبیین مساله و ضرورت، شیوه تصمیمگیری و فعالیتهای انجامشده باید به صورت مستند نشان دهید که کارهایی که انجام دادهاید باعث رفع مساله یا حداقل کمرنگ شدن اثرات آن گردیده است.
در بخش نتایج باید فعالیتهای انجامشده را تحلیل نماییم و با شیوههای مختلف، اثربخشی کارهامان را نشان دهیم. این کار میتواند از طریق نمودارها، جداول، تحلیلهای آماری، نظرسنجی و ... صورت گيرد.
باید توجه داشت که در بخش نتایج، به دستاوردهایی اشاره کنیم که نتیجه مستقیم فعالیتهای ما بوده و همچنین دارای اجزای مشخص باشد. بیان نتیجهگیریهای کلی و سخن گفتن از تغییرات فراوان و شگرف، بدون بیان نشانههای آن، تنها باعث سردرگمی و عدم اعتماد مخاطب به محتوای تجربه مدیریتی شما میگردد بنابراین بهتر است با بیان و تحلیل نتایج ملموس تجربه مدیریتی، نقاط ضعف و پیشنهادات خود را برای بهینه شدن نتایج ارائه نمایید.
مستندسازی تجارب و مدیریت دانش
در مباحث مربوط به مدیریت دانش چند سوال اصلی مطرح است. از جمله اینکه دانشِ با ارزش سازمان کدام است؟ این دانش نزد چه کسانی است و اینکه چگونه میتوان آن را مدون و منتشر نمود؟ بنابراین مستندسازی تجارب مدیریتی در چارچوب مدیریت دانش قابل تعریف بوده و میتواند به عنوان یکی از ارکان اصلی آن مطرح گردد.
مستندسازی تجارب مدیریتی در واقع تلاش برای تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح است یعنی از طریق تدوین تجارب سعی میکنیم که دانش و دانستههایی که در ذهن مدیران است را به دانشی آشکار و قابل استفاده دیگران تبدیل نماییم.
هشت نكته در مستندسازي تجربه مديريتي
1- برای اینکه تجربه مدیریتی خود را بهتر انتقال دهیم میتوانیم در موارد لازم از عکس، نمودار و جدول استفاده کنیم. در استفاده از این ابزارها باید میزان ضرورت و اثربخشی آنها را در معرفی تجربه در نظر داشته باشیم.
2- بیان تجربه مدیریتی باید از یک ترتیب و توالی مناسب برخوردار بوده و مخاطب را به صورت داستانگونه برای مطالعه ادامه مقاله تشویق نماید.
3- هر مطلبی را که در مقاله تجربه مدیریتی خود میآورید این سوال را مطرح کنید که چقدر میتواند به در ک بهتر تجربه کمک کند؟ در واقع متن تجربه باید جامع و مانع باشد یعنی هم تمام مطالب مورد نیاز آورده شده باشد و هم اینکه از ذکر مطالب غیر ضرور خودداری کنیم. معمولا یک مقاله تجربه مدیریتی بین 10 تا 16 صفحه است.
4- تجربهای ارزش مستندسازی را دارد که حرف تازهای برای گفتن داشته باشد و چیزی فراتر از دستورالعملهای معمولی که تمام سازمانها انجام میدهند باشد.
5- باید در متن تجربه با توجه به مخاطبانی که در نظر گرفتهایم حتی الامکان از آوردن واژههای خیلی تخصصی خودداری و متن ما انعطافپذیری لازم را برای مخاطبان در ردههای مختلف داشته باشد.
6- تجربه مدیریتی معمولا به صورت سوم شخص نوشته میشود و بهتر است موضوعات قدیمی را برای مستندسازی انتخاب نکنیم. همچنین باید از آوردن قضاوتهای شخصی در متن تجربه و بزرگ جلوه دادن کارهای انجامشده خودداری کنیم.
7- پرداختن بیش از حد به حواشی و تکرار مکررات، مقاله تجربه مدیریتی ما را ملالآور می کند.
8- بهتر است تجربه مدیریتی تدوینشده را چند نفر بخوانند و نقطهنظرات خود را ارائه دهند تا ایرادات احتمالی را رفع نماییم.