مـــــــــد يــــــــــر  ســـــــــــرا

مصاحبه ساخت یافته    

مقدمه
شرکت Kenexa یک پیشتاز در ایجاد نرم افزارهای یکپارچه، ارائه خدمات اختصاصی و فرایند برونسپاری است که به سازمانها برای اجرای فرایند استخدام و نگهداشت کاراتر کمک می کند. راهکارهای کشف استعدادها و مدیریت عملکرد بر اساس تجربه 20 ساله شرکت بوده که به مشتریان برای بهینه کردن عملکرد دپارتمان منابع انسانی و کل سازمان یاری می رساند. به کارگیری این راهکارها توسط مشتریان، سبب بهبود برنامه های کشف استعدادها، افزایش کارایی و نگهداشت کارکنان، کاهش هزینه ها ، بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، بر اساس تجزیه و خلاصه سازی استانداردهای کلیدی حوزه منابع انسانی و مرتبط با عملکرد کارکنان، شده است.

مشاغل مختلف ، به شایستگی های متفاوتی نیاز دارند . هدف از مصاحبه ساخت یافته رفتار محور ، کمک به سازمان برای استخدام و ارتقای افرادی است که در شغلشان موفق خواهند بود. شایستگی‌ها دارای اهمیت می باشند، زیرا برای بهبود عملکرد ( در هر دو جنبه فردی و سازمانی‌) از سه راه: انتخاب ، بازخور و توسعه می توانند به کار گرفته شوند.

1. انتخاب : کارکنان جدید می توانند در یک شغل، بر اساس داشتن بیشترین شایستگی‌های اصلی و نه همه شایستگی‌ها، انتخاب شوند. هر چه شایستگی های فرد در شغل مورد نظر بیشتر باشد، زودتر موفق می شود . شایستگی ها می توانند بعنوان راهنمایی برای استخدام بکار برده شوند. به این ترتیب سازمان می تواند برای شناسایی منابع قابل استخدامی که شایستگی های اصلی را دارند ، جستجو و انتخاب کند.

2. ارائه بازخور : پژوهشها نشان داده است که کارکنانی که درباره نقاط قوت و قابل بهبودشان بازخور دریافت می کنند، بیشتر از کسانی که بازخور دریافت نمی کنند ، عملکردشان را بهبود می دهند. به‌علاوه به نظر می رسد افرادی که بیشترین نیاز را به دریافت بازخور دارند، افرادی هستند که بیشترین بهره را از بازخور می گیرند‌. شایستگیها، یک چارچوب مفید مرتبط با شغل برای سازمان ایجاد می کنند .
3.توسعه : در نهایت، شایستگی‌ها می‌توانند در راستای فعالیتهای توسعه ای مختلف ، تقویت شوند. گر چه افزودن دانش یا تغییر مهارتها ساده نیست ، ولی کسانی که توسعه را به عنوان یک اولویت درنظرگرفته اند ، می توانند شایستگی ها و نتایج عملکردشان را بهبود بخشند .
هدف از مصاحبه ، کمک به مدیران و متخصصان منابع انسانی برای استخدام و ترفیع (ارتقای) کارکنانی است که دانش و مهارت مورد نیاز برای موفقیت در شغل مورد نظر دارند .
در یک مصاحبه ساخت یافته‌، پرسشها و دستورکارها برای انجام ارزیابی و مصاحبه بدون تناقض، از پیش طراحی شده است . این بدان مفهوم است که از همه داوطلبان پرسشهای یکسان، به ترتیب یکسان و به روش کاملاً یکسان پرسیده می شود ( بدون تفاوت در تفسیرها و ارائه توضیحات توسط مصاحبه گر ).
مصاحبه ساخت یافته ، همچنین به این معناست که هر پاسخ داوطلب ، ارزیابی و امتیازدهی می شود. به طور نمونه استفاده از شاخص های رتبه بندی ( امتیازدهی ) مرتبط با رفتار ، که برای هر پرسش در نظر گرفته شده است . بنابراین همه پرسشها ساخت یافته، پرسیده شده و ارزیابی می‌شوند و با توجه به پاسخ ها ، پرسشهای پی گیری نیز می توانند، پرسیده شوند .

برخی از اصول ساختاری در مصاحبه با کارکنان
1. پرسیدن مطالب اساسی بر مبنای تحلیل شغل مورد نظر( هدف )
( پرسشهای مرتبط با شایستگی های مورد نیاز برای شغل )؛
2. پرسیدن مطالب یکسان و مشابه از هر داوطلب؛
3. پرسیدن مطالب ویژه؛
(درباره رفتارهای ویژه وی در شغلهای قبلی، یا اینکه یک فرد در یک موقعیت مرتبط با شغل فرضی چه رفتاری می تواند داشته باشد؟)؛
.4استفاده از شاخص های رتبه بندی (‌امتیازدهی ) مرتبط با رفتار، با جزییات کافی
( شاخص های رتبه بندی با مثالهای رفتاری جهت تشریح نکات مرتبط با شاخص )؛
5. محدود کردن استفاده از پرسشها پیگیری توسط مصاحبه گر ؛
.6ترکیب سیستماتیک (نظام‌مند‌) از پرسشها برای استنتاج نمره نهایی؛
.7فراهم آوردن و ارائه دوره های آموزشی جامع برای مصاحبه گران.

پژوهش هافکات و وهر با تحلیل بیش از 18000 مصاحبه ، ثابت کرد که آموزش مصاحبه گران، اعتبار مصاحبه ها را بهبود می‌دهد. مصاحبه گرانی که آموزش مناسب دیده‌اند، نسبت به مصاحبه گرانی که آموزش ندیده اند، پیش بینی دقیق تر و سازگارتری درمورد عملکرد یک داوطلب دارند.

چرا مصاحبه ساخت یافته را به کار می‌بریم ؟
بدون شک مصاحبه، کاراترین و پراستفاده ترین روش ارزیابی کارکنان است . در مصاحبه های غیرساخت یافته، مصاحبه گر بر اساس رزومه متقاضی و یا از روی مجموعه محدودی از پرسشها، مصاحبه می کند . باوجود اینکه پژوهش بر روی مصاحبه غیرساخت یافته، وسیع است اما نکته دلگرم کننده ویژه ای مشاهده نشده است .
اغلب مصاحبه های غیرساخت یافته فقط بر اساس وقایع تصادفی است . به عنوان مثال: اگر تصمیم برای انتخاب و استخدام افراد کاملاً تصادفی باشد، شانس استخدام افرادی با عملکرد بالاتر از متوسط 50% خواهد بود. به عبارت دیگر 50% از افرادی که جذب شده اند، عملکردشان بالاتر از متوسط و 50% دیگر عملکردشان پایین تر از متوسط خواهد بود. بر اساس پژوهشهای هافکات و آرتور، اگر در فرایند انتخاب و استخدام افراد از مصاحبه غیرساخت یافته استفاده شود، شانس استخدام افرادی با عملکرد بالاتر از متوسط تنها 56% خواهد بود. به عبارت دیگر ، مصاحبه غیرساخت یافته، در برابر روش استخدام افراد به صورت کاملا تصادفی، تنها 6% احتمال استخدام افرادی با عملکرد بالاتر از متوسط را افزایش می‌دهد. موضوع دلسرد کننده دیگر این است که به نظر نمی رسد که دقت مصاحبه گران با افزایش تجربه در مصاحبه ، بهبود پیدا کند . در حقیقت اغلب مصاحبه گران اشتباه‌های پیشین را تکرار می کنند .
استفاده از مصاحبه های ساخت یافته‌، شانس استخدام افرادی با عملکرد بالاتر از متوسط از 56% تا 70% افزایش می‌دهد .
پژوهش مشابهی، نشان داد که مصاحبه ساخت یافته، می تواند نتایج دلپذیرتری هم داشته باشد. به طور میانگین مصاحبه ساخت یافته، شانس استخدام افراد با عملکرد بالاتر از متوسط را تا 70% افزایش می دهد. در حالی که مصاحبه‌های غیرساخت یافته ، که در بین روشهای ارزیابی داوطلبان یک شغل، کمترین اعتبار و اطمینان را دارند ، مصاحبه ساخت یافته قابل اعتبارترین ومطمئن ترین روش است.
در اصطلاح سنجش، قابلیت اعتبار به میزان پایداری بر می گردد که از چند راه قابل بررسی است. این اشکال عبارتند از:
- چند مصاحبه گر به نتیجه یکسانی برسند‌.
- مصاحبه گران یکسان در دو موقعیت مختلف، درباره یک داوطلب به یک نتیجه برسند.
- پرسشهای متفاوت اما مرتبط، نتایج یکسانی را درپی داشته باشند.
پایداری یکی از شرایط مورد نیاز برای اعتبار است . اعتبار، به دقت و استنتاج حاصل از مصاحبه درباره عملکرد آینده برمی گردد .
باید توجه داشت که این شکل مصاحبه نیست که اعتبار آن را تعیین می کند، بلکه استنتاج حاصل از مصاحبه است. بنابراین مصاحبه های یکسان - ساخت یافته یا غیر ساخت یافته- می توانند معتبر یا غیرمعتبر باشند. همان‌گونه که پیشتر مشاهده کردید‌، ساختار دادن به مصاحبه برای یک شغل ، یک راه موثر برای افزایش دقت در استنتاج حاصل و پیش بینی عملکرد شغلی درباره متقاضیان کار است .
یک مصاحبه ساخت یافته که به صورت مناسبی تهیه و ایجاد شده ، می تواند برای هر داوطلب یک نیمرخ شایستگی از شایستگی‌های کلیدی مرتبط باشغل هدف ارائه دهد. این نیمرخ ، به مدیران استخدام، بینشی در زمینه نقاط قوت و قابل بهبود داوطلبان می دهد . این اطلاعات می‌تواند به مدیران کمک کند که بر روی گامهای بعدی در فرایند انتخاب تمرکز کرده چارچوبی برای توسعه کارکنان تازه استخدام شده یا تازه ترفیع یافته، ایجاد کنند.
در شکل زیر یک تصویر از یک نیمرخ شایستگی نشان داده شده است . در این فرم ، نمرات عملکرد داوطلب در نواحی شایستگی مفروض ، ثبت و ترکیب شده است که یک دیدکلی در مورد نقاط قوت و قابل بهبود داوطلب ارائه می کند.
باوجود تمام مزایای استفاده از مصاحبه‌های ساخت یافته ، بسیاری از سازمانها آنها را دشوار و زمان بر برای توسعه تشخیص داده اند . یک مطالعه نشان داد 3/2 کارفرمایان به مصاحبه های غیرساخت یافته اعتماد می کنند .

نرم افزار مصاحبه Kenexa:
برای اینکه سازمانها از مزایای علم و تکنولوژی موجود استفاده کنند ، شرکت Kenexa نرم افزار مصاحبه را برای انجام سریعتر و مناسب کردن مصاحبه ساختاریافته رفتار محور، طراحی کرده است .
این نرم افزار بیش از 1200 پرسش مصاحبه‌ای برای افزایش اعتبار ، دقت‌، کارایی و اجماع مصاحبه گران ارائه می دهد. این مجموعه شامل پرسشهای تخصصی مرتبط با شغل ، نگرش، موقعیتی و رفتاری برای انتخاب و استخدام افراد است که داوطلبان را تشویق می کند که به‌گونه ای آزادانه، درباره تجربه های خود صحبت کنند .
این نرم افزار در فرایند مصاحبه، اعتماد و واقع بینی بیشتری را ایجاد می کند و طیف وسیعی از ابزارهای تحلیل شغل‌، توصیف شغل ، راهنماهای مصاحبه و نیم رخهای شایستگی ایجاد کرده، ارائه می‌دهد‌.

مجله تدبیر-شماره۱۹۳