شیرپوینت چیست؟

با پیشرفت تکنولوژی های تحت وب و نیاز سازمانها و شرکت های دولتی و خصوصی به توسعه عملکردها و فعالیت های درون سازمانی به خارج سازمان و فراهم کردن راهکاری ساده و انعطاف پذیر جهت مدیریت منابع انسانی، اسناد، مدارک، فایلها و به اشتراک گذاری آنها توسط پرسنل و مدیریت و همچنین ایجاد وب سایت های شخصی و وبلاگ های اطلاعاتی برای تبادل اطلاعات درون سازمان با محیط خارج، نیاز به ابزاری کارآمد، جامع و توسعه پذیر جهت تأمین اهداف فوق برای یک سازمان را قوت بخشید.
ابزاری که علاوه بر فاکتور های فوق باید توانایی آرشیو سازی اطلاعات، جستجوی سریع در اطلاعات، ارائه محیط های یکپارچه تحت وب و اینترانت، توانایی پیاده سازی سیستم های مدیریت اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت آموزش را داشته و همچنین توانایی ثبت تاریخ ایجاد و تغییرات اسناد و اطلاعات، ایجاد دسترسی ها و امنیت برای کاربران، مدیریت و... را نیز داشته باشد. این ابزار را می توان با توجه به موارد فوق به صورت یک سیستم مدیریت محتوا تولید نمود. اما اینکه بتوان از ابتدا محصولی جامع، کامل و از همه مهمتر Integrate شده ایجاد نمود، کاری زمان بر و هزینه بر خواهد بود.
تمام نیازهای فوق و صدها نیاز سازمانی و مدیریتی دیگر، مایکروسافت را بر آن داشت تا محصولی کامل، جامع، Integrate در تمامی بخشها و یکپارچه با محصولات آفیس از جمله : Word, Excel, Outlook, Infopath و ... و همچنین متفاوت با سایر محصولات متفرقه موجود در بازار نرم افزاری تولید و روانه بازار نماید.
نام این محصول Microsoft Office SharePoint Server 2007 می باشد که پلت فرم این محصول و قابلیتهای اصلی آن در شکل زیر مشخص شده است:
استفاده از این محصول متمایز و دارای قابلیت های استثنایی در سازمان ها و ارگان های تحت مدیریت شما، می تواند شما را از لحاظ اتوماسیون سازی سیستم داخلی و مدیریت سیستماتیک درون سازمانی، نسبت به سایر سازمانها و شرکتها متمایز نماید.
شیرپوینت در درون خود قابلیت ایجاد و توسعه web part ها، business Intelligence ها، جریان های کاری یا workflow ها و همچنین پروسه های تجاری را دارا می باشد. این توسعه پذیری ها براساس نیازهای درونی سازمان و افزایش توانمندی های سیستم صورت می گیرد.
 شیرپوینت قابلیت توسعه و سفارشی سازی توسط افراد با نقشهای مختلف را دارا می باشد. شما به عنوان یک کاربر عادی می توانید سایتهای آماده و با امکانات بالا را به سرعت ایجاد کنید و یا به عنوان یک طراح و دیزاینر به طراحی فرمهای InfoPath و صفحات وب ASP.NET توسط ابزار SharePoint Designer 2007 بپردازید! و یا اگر برنامه نویس حرفه ای هستید، می توانید توسط ابزار های Visual Studio 2005,2008 به توسعه و سفارشی سازی شیرپوینت بپردازید! موارد فوق بخشی از تواناییهای این محصول استراتژیک و قدرتمند مایکروسافت می باشد.. محصولی که 5 سایت از 10 سایت برتر اینترانت سال 2009 توسط آن پیاده سازی شده و کاربرانی بین 3000 تا 40000 نفر را به راحتی و بدون کوچکترین مشکلی مدیریت می نماید.

MOSS (Microsoft Office SharePoint Server 2007) چیست؟
MOSS نسخه جدید SPS (SharePoint Services 2003) می باشد که علاوه بر داشتن امکانات WSS3 امکانات دیگری مانند Excel Service و Form Service و BDC (Business Data Catalog) و BI (Business Intelligence) دارد تا بتواند بعنوان یک ECM (Enterprise Content Management) عمل نماید.
همچنین یک موتور جستجوی بسیار قوی بعنوان یک امکان ویژه  MOSS جهت نمایش اطلاعات ذخیره شده در محیط شیرپوینت وجود دارد که هم قابلیت سفارشی شدن و هم  فرمتهای دسته بندی و امکانات بسیار بیشتری نسبت به WSS3 دارد.
MOSS با سیستمهای آفیس اتصال و ارتباط دارد و امکانات بسیار قوی و جامع نگری را از تکنولوژی و محصولات شیرپوینت (SharePoint Products) ارائه می دهد که از طریق اینترنت، اینترانت و اکسترانت به فرآیندهای کسب و کار سرعت و شتاب می بخشد.شیرپوینت ابزارهایی جهت تولید، انتشار و مدیریت محتویات تحت وب، از طریق سایتها و محل های مختقل را یک محیط واحد جهت مدیریت آسان اطلاعات ارائه می دهد.

MOSS 2007 بر اساس امکانات فوق در WSS3 موارد زیر را مورد نظر قرار می دهد:
1-     تولید محتوی پیشرفته
2-     پردازش روی اسناد تجاری
3-     مدیریت محتوی و انتشار وب
4-     مدیریت رکورد (Records Management)
5-     پشتیبانی و حمایت از انتشار بصورت چند زبانه
 
امکانات عمده MOSS:
1-     مدیریت محتوی وب
2-     سرویس جستجو
3-     سرویس فرم (Form Services)
4-     سرویس اکسل (Excel Services)
5-     BDC (Business Data Catalog)
6-      BI(Business Intelligence)

مديريت محتوي وب
·              كنترل اسناد از طريق مديريت حقوق دسترسي و مديريت سياستها
·              توليد، ذخيره و مديريت مركزي اسناد از طريق تنظيمات كتابخانه اسناد و تعريف گردش كار و نگهداري تنظيمات تا حتي اظافه نمودن يك نوع محتوي جديد (Content Type)
·              مديريت محتوي وب از طريق استفاده از Layout  ها و Master Pages جهت ايجاد قالبها با امكان استفاده مجدد (Reusable) و  كنترل محتوي هاي چند زبانه
·              كاهش نياز به ورود اطلاعات دستي از طريق استفاده از فرم هاي الكترونيكي تحت وب (InfoPath
·              استفاده از ابزار گردش كار جهت خودكار سازي عمليات تائيد محتوي و فرآيند انتشار آن

آیا شیرپوینت نیاز سازمان شما است؟

سرعت پیشرفت شیرپوینت در سراسر دنیا چشمگیر می باشد. این موضوع مدیران و کارشناسان IT سازمانها و شرکت ها را به سمت استفاده از محصول شیرپوینت مایکروسافت سوق داده است! اما اینکه آیا این انتخاب برای سازمان مربوطه درست می باشد یا خیر، و اینکه این انتخاب تا چه حد نیازهای آن سازمان را برآورده خواهد کرد، از بحثهای مهمی است که در این مقاله به آن خواهم پرداخت.
مطلبی که در ادامه خواهید خواند، نتایج تجربیات من در پیاده سازی و مدیریت چندین پروژه شیرپوینتی در مقیاسهای کوچک تا بزرگ، که همه آنها نیازهای سازمانها و شرکتهای مختلف بوده است، میباشد.
یک مدیر IT قبل از هر اقدامی باید شناخت خود را نسبت به شیرپوینت و امکانات واقعی آن توسعه دهد. شیرپوینت ابزاری است با قابلیت های بسیار بالا که متاسفانه خیلی از این تواناییها ناشناخته می ماند! در حالیکه اگر مدیران IT شناخت بیشتری در مورد این قابلیت ها داشته باشند، به نیاز واقعی سازمان خود و چگونگی استفاده از آنها براساس نیازهای درون سازمانی نزدیکتر خواهند شد.
 sharepointشرپوینت در وهله اول یک سیستم مدیریت محتوا یا Content Management System یا CMS پیشرفته می باشد. این بدان معنی است که شما با استفاده از شیرپوینت به راحتی می توانید سایت های مختلف را بدون هیچ گونه کدی طراحی، ایجاد و مدیریت کنید . برای اینکار ملزم به استفاده از ساختار تعریف شده شیرپوینت هستید. شیرپوینت یک CMS پیشرفته است که در خیلی موارد آنرا با CMS هایی مانند DoteNetNuke ، Lotus IBM ، Liferay مقایسه می کنند. پرداختن به مقایسه این CMS ها از حوصله این مقاله خارج است، اما با خواندن ادامه مقاله و درک توانایی های بالقوه شیرپوینت به طور حتم در بسیاری از موارد در می یابید که شیرپوینت برنده مقایسه ها خواهد بود!

شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا با استفاده از 10 ها Template تعریف شده در آن، سایت های با قدرت عملیاتی مختلف راه اندازی کنید! سایت هایی از قبیل : وبلاگ، ویکی، سایت تیمی، سایت انتشار اطلاعات، سایت های همکاری، انواع سایت های جلسات، آرشیو اطلاعاتی و ... ! شما این دامنه تعریف سایت ها را در سایر CMS های فوق نخواهید یافت!
شیرپوینت دارای قابلیتها و توانایی های دیگری است که می تواند مدیران IT را بیشتر به سمت خود جذب کند. یکی از این قابلیت ها یکپارچگی شیرپوینت با مجموعه محصولات آفیس می باشد. پشتیبانی از ابزارهای Office ای که امروزه در تمام سازمانها به عنوان ابزار همیشگی پرسنل تلقی می گردند، یکی از قابلیت های شیرپوینت می باشد. شرپوینت به شما این امکان را می دهد تا به راحتی اسناد مختلف آفیس را در سایت های شرپوینتی ایجاد و ذخیره کنید و به صورت آنلاین آنرا بین سایر افراد سازمان به اشتراک بگزارید! شیرپوینت روند ارتباطات جهت اشتراک اطلاعات و فرآیندهای درون سازمانی را تسهیل می کند. اشتراک اطلاعات و اسناد داخل سازمان به شکل ساده تری صورت می گیرد ، کاریران در سیستم احراز هویت می شوند و خیلی از کاغذ بازی های داخل سازمان جمع آوری می گردد!
با استفاده از قابلیت جستجوی پیشرفته شیرپوینت می توانید تمام اطلاعات و اسناد سازمان را به صورت تفکیک شده و در کمترین زمان ممکن جستجو کنید! حتی می توانید با استفاده از ابزارهای جستجو شیرپوینت، اطلاعات پرسنل سازمان را براساس سطح دسترسی های تعیین شده، جستجو کنید. شرپوینت این امکان را دارد تا حتی کلمات داخل اسناد و فایلهای ذخیره شده شما از قبیل PDF و ... را جستجو نماید! طبقه بندی خروجی جستجو ها و فیلترهای مختلف جستجو، شما را سریعتر به نتایج مورد نیاز نزدیک خواهد کرد.
با استفاده از شیرپوینت به راحتی می توانید فرمهای اطلاعاتی در اختیار کاربران قرار دهید و خیلی از بخش های مبتنی بر کاغذ را در سازمان کاهش دهید! ابزار InfoPath مجموعه آفیس در این زمینه به صورت حرفه ای به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید فرمهای ساده تا پیشرفته را برای ثبت و جمع آوری اطلاعات توسط افراد سازمان طراحی کنید و از طریق سایت شیرپوینتی، آنرا در اختیار آنها قرار دهید! امکان ذخیره و نگهداری اطلاعات این فرمها، پس از پردازش، در لیست های شرپوینتی، کتابحانه اسناد شیرپوینت و بانک های اطلاعاتی مجزا امکان پذیر است.
با استفاده از شیرپوینت می توانید پرتالهای سازمانی را در سریعترین زمان راه اندازی کنید و تمام فعالیت های عمومی سازمان را از طریق این پرتالها به آگاهی پرسنل برسانید. به عبارتی درگاه ورودی سازمان شما همین پرتالها خواهند بود که می توانند به صورت آنلاین از سراسر دنیا قابل دسترس برای پرسنل باشند! مدیریت اطلاعات سازمان، مدیریت پروژه ها، مدیریت اسناد، مدیریت افراد و گروهها ، آرشیو سازی و نسخه بندی اطلاعات و ... همه و همه از دیگر توانایی های شیرپوینت می باشد.

SharePointDashboard
از جالبترین و جذابترین تواناییهای شرپوینت ، Business Intelligence یا هوشمندی تجاری می باشد! تهیه گزارشات پیشرفته عملیاتی-اطلاعاتی برای مدیران سازمان و نمایش گزارشات محتلف از اطلاعات و عملکرد بخش های مختلف سازمان توسط ابزارهای پیشرفته Excel Service ، Performance Point Server و نمایش آنها در سایت های شرپوینتی از دیگر تواناییهای منحصر به فرد شیرپوینت می باشد! بخش هوشمندی تجاری شیرپوینت توانایی نمایش اطلاعات از Data Warehouse های مختلف با استفاده از ابزارهای SSAS و SSRS را نیز دارا می باشد.
اکنون با توضیح مختصری از قابلیت های شیرپوینت ، فکر می کنم شما به عنوان مدیر IT سازمان خود به کلمه "بلی" برای پاسخ به سوال این مقاله نزدیک شده باشید!
نکته مهم اینجاست! شما با پاسخ "بلی" به سوال فوق، شیرپوینت را به عنوان ابزار توسعه اطلاعات درون سازمان خود انتخاب نموده اید. حال سوالی که مطرح می شود نحوه استفاده و توسعه این ابزار پیشرفته در داخل سازمان می باشد!؟
شما در دو حالت زیر نیاز به توسعه شیرپوینت پس از راه اندازی آن در سازمان خود، خواهید داشت :
   1. برنامه نویسی و توسعه بخشهایی از سیستم فعلی
   2. توسعه برنامه های کاربردی مبتنی بر شیرپوینت

1- برنامه نویسی و توسعه بخشهایی از سیستم فعلی
شیرپوینت در اختیار شما و سازمان شما قرار گرفته تا براساس نیازهای خود از قابلیت های پیشرفته آن که نمونه هایی از آنرا در بخش اول مقاله تشریح کردم، استفاده کنید. مایکروسافت توسعه شیرپوینت با استفاده از ابزارهای مختلف برنامه نویسی از جمله Visual Studio را هم امکان پذیر ساخت تا در موارد خاصی که شیرپوینت از عهده برخی نیازهای شما برنیامد، در صورت نیاز آنرا توسعه دهید و مشکل خود را با برنامه نویسی برطرف کنید. مایکروسافت قابلیت توسعه سایت های شیرپوینتی را در Visual Studio 2005 به صورت فایل Extension جداگانه ارائه کرد و در VS 2008 آنرا به صورت پیش فرض و به شکل Template های از پیش تعریف شده قرار داد، زیرا نیاز به توسعه و برنامه نویسی شیرپوینت در اکثر زمینه ها پررنگ تر شد.
شما در اکثر بخش های سایت شیرپوینتی سازمان خود، امکان توسعه و برنامه نویسی دارید. که برخی نمونه های عمومی تر از این توسعه را در زیر مشاهده می کنید :
    * زمانی ممکن است نیاز به نوشتن وب پارتهای مختلف و کاربردی برای برخی قسمتهای سایت ها داشته باشید.
    * زمانی ممکن است نیاز به نوشتن Feature هایی برای اضافه کردن امکانات خاصی به سایتهای ایجاد شده، داشته باشید.
    * زمانی نیاز دارید تا برای زیباتر کردن UI سایت ها به نوشتن کدهایی برای توسعه Silverlight و یا JQuery در سایت ها بپردازید.
    * مواقعی نیاز دارید تا سایتهای شیرپوینت خود را براساس Template های تعریف شده برای سازمان که توسط برنامه نویسی ایجاد کرده اید، ایجاد و تولید کنید.
    * مواقعی نیاز دارید تا فیلدهای خاص برای لیست ها، لیست های خاص برای سایت ها ایجاد کنید. اینکار توسط برنامه نویسی امکان پذیر است.
    * و ....
پس با استفاده از ابزارهای تکمیلی تعریف شده برای توسعه شیرپوینت، که مایکروسافت آنها را در اختیار برنامه نویسان قرار داده است، می توانید سایت ها و سیستم های شیرپوینت داخل سازمان خود را سفارشی کنید و توسعه دهید.

2- توسعه برنامه های کاربردی مبتنی بر شیرپوینت
ممکن است توسعه شیرپوینت در حد مورد 1 پاسخگوی نیاز های شما نباشد، لذا می توانید پا را فراتر گذاشته و با استفاده از شیرپوینت Application ها یا برنامه های کاربردی پیشرفته برای سازمان خود طراحی، تولید و راه اندازی کنید. برنامه های کاربردی ای که با استفاده از شیرپوینت میتوانند پیاده سازی شوند، به 3 دسته زیر تقسیم می شوند :
    * برنامه های کاربردی با امکانات پیشرفته مدیریت محتوا
    * برنامه های کاربردی با فضای اشتراکی جهت اشتراک اطلاعات
    * برنامه های کاربردی که می توانند با سرویسهای LOB یا Line of business یکپارچه و Integrate شوند
پلتفرم توسعه شیرپوینت به صورت زیر می باشد. شیرپوینت در سطح بالایی فریم ورک ASP.NET قرار می گیرد و از بسیاری از قابلیت های ASP.NET مانند : وب پارتها، MasterPage ها، Security ، مدیریت Session ها، User Control ها و ... بهره می گیرد.
شیرپوینت دارای 2 لایه متمایز می باشد. یکی از این لایه های شیرپوینت Windows SharePoint Services یا WSS می باشد که در سطح بالایی فریم ورک ASP.NET قرار دارد. این لایه پایه و اساس تولید و استفاده از برنامه های کاربردی بر مبنای استانداردهای پورتال و همکاری تجاری شیرپوینت می باشد. لایه دوم Microsoft Office SharePoint Server 2007 می باشد که در سطح بالاتری از ASP.NET و WSS قرار گرفته است. این لایه فراهم کننده سرویسهای پیشرفته و اضافه ای می باشد که در توسعه برنامه های کاربردی گسترش یافته به افراد حرفه ای IT کمک می کند.

SPCoreDev
(تشریح هر یک از موارد فوق از مباحث پیشرفته شیرپوینت می باشد که می توانید جهت کسب اطلاعات بیشتر به منابع Governance در انتهای مقاله مراجعه کنید.)
بحث در مورد ساختار و معماری توسعه شیرپوینت نیازمند مقاله جداگانه ای خواهد بود. اما با توجه به موارد فوق به این نتیجه خواهیم رسید که توسعه برنامه های کاربردی مبتنی بر شیرپوینت براساس پلتفرم تعریف شده امکان پذیر است. اما این مورد نباید سبب ایجاد نگاه اشتباه در توسعه شیرپوینت در سازمانها یا شرکت ها شود.
به عنوان مثال، در سازمانی مشاهده کردم که به جای استفاده از امکانات شیرپوینت، دیتابیس های مجزا با جداول مجزا ایجاد کرده اند و از آنها برای ذخیره اطلاعاتی استفاده می کنند که کاربران از طریق صفحات خاص .NET برنامه نویسی شده ، آنها را ثبت یا مشاهده می کنند. در حقیقت رابط کاربری یا UI شیرپوینت، صفحاتِ  .NET کاملاً وب پارتی و بانک اطلاعاتی مجزای SQL !! و جالب اینکه نام آنرا یک سیستم یا برنامه کاربردی طراحی و پیاده سازی شده برای شیرپوینت نامیده اند، در حالیکه این سیستم منهای ظاهر گرافیکی آن که شیرپوینت است، یک Application دات نتی می باشد!
اینکه در کجای این سیستم ها واقعاً از امکانات شیرپوینت مانند لیست ها، کتابخانه ها، فرمها، BDC و ... استفاده شده، مشخص نیست. شاید فقط حفظ ظاهر و نام شیرپوینت!
در هر حال نمونه هایی زیادی از عدم توسعه و استفاده درست از شیرپوینت در سازمانها و شرکتهای مختلف موجود است، اما شما به عنوان یک مدیر IT سازمان باید نیاز خود را در این رابطه به درستی بشناسید.
شما با استفاده از ابزارها و پلتفرم خود شیرپوینت می توانید سیستم هایی مانند مکاتبات اداری، مدیریت نامه ها، فرایندهای سازمانی، مدیریت تیم، مدیریت پروژه و ... را توسعه و راه اندازی نمایید. همانطور که نمونه های مختلفی از آنها توسط شرکتهای پارتنر مایکروسافت در کشورهای مختلف تولید شده است یا نمونه هایی از آنها توسط مایکروسافت و با نام 40 برنامه کاربردی برای WSS عرضه شده است.
توسعه سیستم های شیرپوینتِ داخل سازمانی مانند نمونه های اشاره شده، با رعایت استانداردها و حفظ پلتفرم اصلی شیرپوینت و استفاده درست از توانایی های بالقوه شیرپوینت، ضرر که ندارد هیچ تا حدودی جای برخی از برنامه های نرم افزاری مستقل در این حیطه ها را نیز پُر خواهد کرد.
برای اینکه بدانید شرپوینت تا چه حد و در چه راستایی نیازهای شما را پوشش خواهد داد، به پروژه ها و Case Study های شیرپوینت مایکروسافت مراجعه کنید، که این اسناد نمونه های پیاده سازی شده از شیرپوینت در شرکتهای با مقیاس کوچک تا بزرگ و از 1000 کاربر تا بیش از 50000 کاربر را شامل می شود. همچنین مطالعه و استفاده از SharePoint Governance که در این مقاله به توضیح مختصری راجع به آن پرداخته ام را نیز پیشنهاد میکنم. SharePoint Governance یکی از مفاهیم مهمی می باشد که Roadmap استانداردی را جهت توسعه شرپوینت به شما خواهد داد. مطالعه آن توسط مدیران IT، مدیران پروژه و بخصوص توسعه دهندگان شرپوینت بسیار حائز اهمیت است.


ده مزيت برتر MOSS 2007 ده مزيت برتر که در معرفي مايکروسافت ارئه مي شود

    1 - افزايش کارآيي تيم با فراهم آوردن ابزارهايي که به سهولت تعاملات را برقرار مي کنند . افزاد را از طريق در اختيار قرار دادن اين اطلاعات و منابع مورد نياز يکديگر با هم مرتبط مي کند، کاربران مي توانند يک فضاي کاري ايجاد کرده و از امکانات تقويم همگام سازي ، اسناد سازماندهي و دريافت و ارسال اعلاميه هاي مهم و امکان به روز رساني از طريق خاصيتهاي ارتباطي که شامل اخطارها و اظهارات است و همچنين با استفاده از قالبهاي آماده ايجاد بلاگ و ويکي ، استفاده کنند.
    2 - سهولت در مديريت اسناد و کمک به حصول اطمينان از يکپارچه بودن محتوي با افزايش قابليتهاي مديريت اسناد که شامل :امکان فعال سازي قابليت وارسيهاي مورد نياز بر روي سند پيش از ويرايش ، توانايي در مشاهده و بازيابي نسخه پيشين سند ، و امکان کنترل يک سري سطوح دسترسي بر روي مجموعه اي ازاسناد Wss مي تواند کمک به اطمينان از حصول جامعيت داده هاي ذخيره شده برروي سايتهاي تيم را فراهم مي کند .
    3 - اطلاع رساني سريع به کاربران بهبود ايجاد شده در Wss 3.0 که در بردارنده ديدها و منوهايي است که به سادگي راهبري کاربر را در داخل سايتهاي شيرپونت انجام مي دهند، بسيارجالب توجه است. يکپارچگي موجود مابين ابزارهاي آشنا مانند برنامه هايي که در سيستم مايکروسافت آفيس موجود است، به سادگي امکان ارائه اطلاعات مورد نياز به کاربران را در راستاي افزايش سرعت به دنبال دارد، به عنوان مثال کاربران مي توانند يک فضاي کاري ايجاد کنند که در آن به ارسال و ويرايش اسنادو همچنين کسب اطلاع به روز رساني تقويم هاي موجود بر روي سايتها بپردازند که تمام اين کارها در داخل برنامه وسيستم فايلهاي مايکروسافت اعمال مي شود.
    4 - گسترش راهکارهايي که دقيقآ منطبق بر فرآيندهاي تجاري شماست . اگرچه فضاهاي کاري در WSS به سادگي پياده سازي مي شوند ، اما سازمانها معمولآ به دنبال گسترش راهکارهايي هستند که بيشتر سفارشي شده اند و مي توانند به سرعت با قالبهاي کاربردي از پيش ساخته شده در راستاي پاسخگويي به فرآيندهاي تجاري خاص ، يا مجموعه از وظايف عمل نمايند .
    5 - ساخت سريع و ساده يک محيط تعاملي سهولت در مديريت و سهولت در تغيير اندازه، WSSبه بخشهاي IT اين امکان را مي دهد تا به گسترش و ايجاد يک محيط تعاملي با کمترين هزينه و تلاش يک سيستم ساده پيکر بندي تک سرويس دهنده گرفته تا يک سيستم پايدار سازماني اقدام کنند زيرا تنظيمات گسترش مي توانند به صورت پويا تغيير کنند و با اين زمينه، زمان کمتري براي تنظيمات ابتدايي نياز است و سازمان مي تواند کار خود را با سرعت بشتري آغاز کند.
    6- کاهش در پيچيدگي موارد امنيتي اطلاعات تجاري WSS از کنترلهاي پيشرفته مديريتي در راستاي افزايش امنيت منابع اطلاعات حمايت مي کند، در حاليکه به کاهش هزينه و پيچيدگي سايت، مديريت سايت و پشتباني از آن مي پردازد، و از مزاياي در رابطه با کنترل بهتر بر روي مديريت چرخه حيات سايت ، عضويت در سايت و مجوزهاي مربوطه و همچنين محدوديتهاي ذخيره سازي استفاده مي کند .
    7 - استفاده از کنترلهاي پيچيده براي حفاظت از منابع سازمان بخش IT مي تواند اقدام به تنظيم يک مجموعه از مجوزها بر روي اسناد يا اقلام در هر سطح نمايد، و بر اساس آن مديران سايتها ، تيمها و ساير کار گروه ها مي توانند اقدام به راه اندازي فضاهاي کاري تعاملي و انجام وظايف خود بر اساس اين پارامترها نمايند،اين شرايط جديد بخش IT را قادر مي سازد تا به تنظيم خط مشي هاي بالا به پايين در راستاي بهبود امکان بازيابي محتويات ، و سرويس دهي به کاربران گروهها و فضاهاي کاري تيمي مديريت سايت عمل مي کند.
    8 - فراهم کردن سطح جديدي از اشتراک فايلها با قابليتهاي ذخيره سازي پايدارWSS از يک محيط کاري ذخيره سازي و بازيابي اسناد با شرايط خاص حمايت مي کند، که شامل توابع کنترل ورود و خروج ، قابليت مراجعه به تاريخ و سفارشي سازي1 ابرداده ها و ديدهاست . 1-cutomi zation شرايط جديد در WSS شامل بهبود در توابع بازيابي در راستاي فراهم ساختن سهولت امکان بازيابي مستندات و بهينه سازي امکانات پشتيببان گيري و ذخيره سازي است
    9 - سهولت در مقايس دهي به راهکارهاي تعاملي در راستاي تطابق با نيازهاي تجاري سرعت و سادگي مديريت و پيکربنديWSS با استفاده از مرور گر وب يا امکانات وب يا امکانات خط فرمان، مديريت پارک سرورها، سرورها و سايتهايي که از چهارچوب مايکروسافتNET استفاده مي کنند را قادر مي سازد تا به سفازشي سازي در سطحي گسترده دست بزند.
    10- ايجاد يک زير ساخت با هزينه مناسب براي ساخت کاربردها مبتني بر وب1 wss يک چهارچوب معمول که براي مديريت اسناد و فرمهاي تعاملي با قابليت انعطاف کاربردهاي وب و سايتهاي اينترنت مقياس پذير مختص نيازهاي سازمان است ، فراهم مي کند . يکپارچه بودن با MOSS 2007 اين توانائيها را در راستاي ارائه توابعي در حد و اندازه سازمانهاي گسترده براي مديريت رکوردها ، جستجو، جريان کاري، پورتالها، سايتهاي شخصي و... گسترش مي دهد


نمونه معرفی یک شرکت ارائه کننده خدمات مدیریت سازمانی بانرم افزار شیرپوینت
معرفی Microsoft Office SharePoint Server 2007
این بهترین محصولی است که در زمینه مدیریت و همکاری به روی اطلاعات تا کنون توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است. 27 محصول در حوزه سیستمهای سازمانی توسط مایکروسافت تولید شده است که SharePoint در مرکزیت تمامی آنها واقع شده است و به عنوان یک چهار چوب توسعه در تعدادی از دیگر محصولات مایکروسافت از جمله Project Server 2007 استفاده شده است که به این محصولات SharePoint Product  گفته می شود.
 
چرا باید از MOSS 2007 در سازمان استفاده کرد؟
Office SharePoint Server 2007این روزها دیگر نیازهای نرم افزاری سازمانها با هر حوزه کاری به صورت الگوهای مشخصی قابل تحلیل و اجرا است. شرکتهای بزرگ همچون مایکروسافت تجربیات خود را به شکل بسترهای استاندارد پیاده سازی نیازهای مذکور در اختیار تولید کنندگان قرارداده اند تا شرکتهای پیشرو، چرخ را دوباره اختراع نکنند بلکه آن را به خواسته مشتری شکل دهند. امروزه مستندات دیجیتال یکی از ارکان اصلی نگهداری اطلاعات سازمانی است و همچنین بسیاری از داده ها که دانش سازمانی است به صورت لیستها و یا فرم های سازمانی در جریان می باشد. برای مدیریت مستندات دیجیتال و همچنین به اشتراک گذاری دانش سازمانی باید بستری پویا، قابل دسترس از هرجای سازمان و یا در صورت لزوم قابل دسترس برای ذینفعان از طریق اینترنت و از همه مهمتر امن داشت. از دیگر موارد قابل تامل این است که برای برطرف کردن این نیاز بتوان از  توان تمام واحدهای سازمان استفاده کرد و متکی به واحد IT سازمان نبود. برای حصول این نتیجه راه حلهای قابل ارائه توسط MOSS 2007 به همراه مزایای استفاده آن در سازمان شما به شرح زیر است.
 
راه حل های سازمانی بر اساس MOSS 2007
   1. مزایای استفاده از MOSS 2007 در سازمانساخت وب سایتها برای همکاری تیمی
         1. مدیریت تیم های مجازی
         2. همکاری در تولید و انتشار مستندات
         3. به اشتراک گذاری اطلاعات مفید
         4. فراهم آوردن امکاناتی از قبیل نظر سنجی، مدیریت وظایف، اتاق های بحث، تقویم کاری و...
   2. پورتال های همکاری سازمانی ( اینترانت)
         1. ایجاد درگاه ورودی پورتال سازمانی
         2. مدیریت سطح دسترسی پرسنل به محتوای پورتال
         3. ایجاد سایتهای همکاری تیمی برای واحدهای سازمانی
         4. امکانات شخصی سازی از جمله My Site و Profile اختصاصی کاربران برای به اشتراک گذاری اطلاعات شخصی، سازمانی و تخصصی پرسنل سازمان با قابلیت جستجوی افراد بر اساس این مشخصات
         5. وجود یک سایت جستجوی متمرکز بر روی کل محتوای پورتال و دسترسی به اطلاعات موجود در سیستمهای دیگر سازمان ( line-of-business ) با قابلیت جستجو بر روی آنها
   3. راه حل های تجارت هوشمند ( Business Intelligence )
         1. ایجاد و مدیریت لیستهای KPI از روی داده های موجود در پورتال و یا حتی داده های موجود در دیگر سیستمهای سازمان
         2. ایجاد Dashboard برای نمایش گزارشات آماری و نمودارهای راه گشای مدیریت در کنار لیست KPI
   4. راه حل مدیریت اسناد قانونی ( Compliance Requirements Documents )
         1. تعریف پلان مشخص برای اینکه چه محتوای دیجیتالی در پورتال به عنوان یک سند قانونی سازمان محسوب خواهد شد.
         2. ایجاد قوانین لازم برای انتقال یک سند از محیط پورتال به مرکز نگهداری اسناد قانونی از جمله ثبت برچسب، بارکد و یا زمان انقضاء سند
         3. تعریف محدوده های امنیتی بیشتر برای دسترسی به اسناد قانونی سازمان
   5. جستجو
         1. راه اندازی یک موتور اختصاصی جستجوگر محتویات پورتال و یا وب سایتهای مرتبط
         2. جستجو بر روی دانش سازمانی ( اطلاعات و افراد ) بر اساس نوع محتوا و یا سوابق و تخصص های مرتبط به آن
         3. جستجو بر روی اطلاعات دیگر سیستمهای مستقر در سازمان ( line-of-business ) از طریق این موتور جستجو
   6. هماهنگی با محصولات Office
         1. ایجاد مستندات Microsoft Office به صورت مستقیم از درون پورتال
         2. مدیریت مستندات موجود در پورتال از داخل محصولات Microsoft Office از جمله Check-In و Check-Out و همچنین مدیریت نسخه‌ها
         3. اتصال لیست وظایف، تقویم، تماس ها و تالارهای گفتگو موجود در پورتال به Outlook و مدیریت متمرکز آنها. همچنین استفاده از تمامی قابلتیهای موجود در Outlook بر روی این لیستها
   7. پورتال سازمان در اینترنت (وب سایت رسمی سازمان)
         1. ایجاد و مدیریت صفحات وب مورد نیاز در قالبهای گرافیکی از پیش تعریف شده
         2. تعیین گردش کار تایید صفحات پس از تولید
         3. به روز رسانی صفحات درزمان تعیین شده (Scheduled Publishing)
         4. قرار گرفتن برخی صفحات و محتویات پورتال سازمان (اینترانت) در سایت سازمان به صورت اتوماتیک و یا دستی.
            
مزایای استفاده از MOSS 2007 در سازمان
 با استفاده از MOSS 2007 در سازمان در حقیقت سرمایه گذاری مناسبی بر روی موارد زیر انجام داده اید:
    * بالابردن توان پرسنل در جهت رفع نیاز حوزه کاری خود
    * مدیریت و ساماندهی کلیه محتوای دیجیتالی سازمانی
    * ایجاد بستر تعاملات و همکاری
    * کشف دانش سازمانی
    * ایجاد رویه های سازمانی
    * بستری مطمئن و امن با قابلیت مدیریت متمرکز

مزایای استفاده از MOSS 2007 در سازمان
خدمات ما در این حوزه چیست؟
 علاوه بر امکانات زیادی که پس از نصب و راه اندازی این محصول و انجام تنظیمات لازم در اختیار شما قرار خواهد گرفت، قابلیت توسعه پذیری و سفارشی سازی  از سطح رابط کاربری (شکل ظاهر) تا تعریف رویه های خاص سازمان و همچنین ایجاد  گردش کارهای سازمان از توانمندیهای شرکت خورشید باروژ می باشد. شرکت خورشید باروژ با بهره مندی از متخصصین زبده در زمینه MOSS 2007 Configuration و MOSS Application Development و با تکیه بر سابقه چندین ساله در زمینه نرم افزارهای مبتنی بر وب در بستر Net Framework. گزینه مناسبی برای راه اندازی MOSS 2007 در سازمانهای متوسط و بزرگ می باشد.

در یک شمای کلی چرخه ارائه خدمات به صورت نمودار است :
چرخه کلی ارائه خدمات
پیاده سازی راه حل های سازمانی بر اساس MOSS 2007
برای استقرار و عملیاتی شدن MOSS 2007 در سازمان برای حصول راه حلهای مبتنی بر آن که پیشتر در این سند به آنان اشاره شده است، فازهای اجرائی به شرح زیر توسط شرکت خورشید باروژ در نظر گرفته شده است:
   1. شناخت صورت مسئله و اهداف سازمان
         1. برگزاری جلسات با ذینفعان و تعیین اهداف کلان سازمان در راستای این پروژه
         2. تعیین دقیق راه حل مورد نیاز سازمان ( انتخاب از بین راه حلهای مبتنی بر MOSS 2007 )
         3. تدوین و ارائه سند چشم انداز
         4. شناخت وضعیت فعلی سازمان و مقایسه با چشم انداز و در نهایت ارائه Gap Analysis
         5. تعیین نیازمندیهای سخت افزاری و نرم افزاری برای اجراء
         6. شناسایی کاربران و نقش ایشان ( سطح دسترسی و دسته بندی )
         7. تعیین ساختار سایت ها
         8. شناسایی انواع محتوای دیجیتالی سازمان و جایگاه آن در راه حل پیشنهادی
         9. شناسایی روابط با دیگر داده های سازمانی مورد نیاز در این راه حل ( جستجو و نمایش )
        10. شناسایی گردش کارهای لازم
        11. شناسایی انتظارات خاص سازمان که باید به استاندارد MOSS 2007 اضافه گردد
   2. نصب و استقرار و انجام تنظیمات لازم در بستر شبکه سازمان
         1. نصب و راه اندازی Farm مورد نیاز بر اساس محدوده پروژه ( حاصل از فاز شناخت )
         2. انجام تنظیمات Farm ( راه اندازی و تنظیم سرویسهای SharePoint )
         3. برقراری ارتباط با دیگر سرور ها ( مانند Mail Server و ISA Server و غیره )
   3. پیاده سازی نیازهای سازمان
         1. تعریف کاربران و دسته بندی کردن آنان
         2. ایجاد ساختار سایتها ( منطبق با الگوی پیشنهادی در سند چشم انداز )
         3. پیاده سازی الگوی گرافیکی سایتها منطبق با خواسته سازمان
         4. پیاده سازی انواع محتوای دیجیتالی سازمان
         5. پیاده سازی روابط با دیگر داده های سازمانی مورد نیاز در این راه حل ( جستجو و نمایش )
         6. پیاده سازی گردش کارهای لازم
         7. پیاده سازی انتظارات خاص سازمان که باید به استاندارد MOSS 2007 اضافه گردد
         8. ارائه راه کارهای لازم برای تهیه نسخه های پشتیان و بازیابی اطلاعات
   4. آموزش در سطوح کاربری و راهبری
         1. آموزش راهبری و مدیریت سایتها
         2. آموزش کاربری تولید محتوا
         3. آموزش کاربری استفاده کنندگان از محتوا
   5. پشتیبانی

ارزش افزوده برای سازمان شما
پس از یکبار نصب و راه اندازی یکی از راه حلهای سازمانی بر اساس MOSS از جانب شرکت خورشید باروژ برای شما، سازمان شما به توانمندی های دیگری نیز دست پیدا خواهد کرد که به عنوان ارزش افزوده آن پروژه محسوب خواهند شد. برخی از این موارد به شرح زیر است:
    * بستری آماده برای دیگر راه حل های مبتنی بر MOSS 2007 (اعم از سرورها و تنظیمات لازم)
    * حداقل یک نمونه از راه حل های مبتنی بر MOSS 2007 که می تواند راه گشای آینده باشد
    * اضافه شدن توانمندی به پرسنل در استفاده از یکی از بهترین ابزارهای مدیریت محتوا
    * ایجاد بستری لازم برای EPM)Enterprise Project Management) مبتنی بر Microsoft Project Server 2007
منبع : http://baruzh.com/services/sharepoint
 

منابع : http://pspcommunity.org
                   http://www.pca.ir