مـــــــــد يــــــــــر  ســـــــــــرا

    آیا شما زمان را مدیریت میکنید یا زمان شما را؟!


    شما باید از خود چهار سوال ساده بپرسید:

    شما با کارهایی که اصلا نباید انجام شود، چه بوسیله شما چه بوسیله هر فرد دیگر، چه میکنید؟
    شما با کارهایی که دیگران مانند شما و یا بهتر از شما میتوانند انجام دهند چه میکنید؟
    شما با کارهایی که وقت دیگران را هدر میدهند چه میکنید؟
    شما با کارهایی که وقت خود را هدر میدهند چه میکنید؟

    اگر شما جوابی برای این سوالات ندارید، یا بسیار کامل هستید که در نتیجه به این مدیریت احتیاجی ندارید، یا اینکه با خودتان صادق نیستید.

    در اینجا به هدر دهنده های وقت و دزدان زمان اشاره میشود. شما بدون فکر کردن زیاد میتوانند مواردی را هم خود اضافه کنید.

    اتلاف کننده های زمان – راهایی که شما نمیتوانید بهترین بهره را از زمان ببرید.

    تلاش بیش از حد در یک کار
    تعلل کردن و پشت گوش انداختن
    وقفه ایجاد کردن در میان یک کار
    گوش ندادن
    ناتوان بودن در گفتن "نه"
    ناتوان بودن در نتظیم اولویتها
    همه را در یک کار سهیم کردن
    زیاد از حد به جزئیات توجه کردن
    کم توجهی به مطالب اصلی
    بی برنامگی
    کم توجهی به کل کار و اهداف آن
    انجام دادن یک کار جزء جزء شده
    کم توجهی به استراحت و آرامش که سبب ایجاد اشتباه و خستگی مفرط میشود


    دزدان زمان- راهایی که وقت شما توسط دیگران یا دیگر مسایل حاشیه ای هدر میرود.

    اطلاعات (فقدان، ناکافی، نا واضح)
    مطالب خواندنی بسیار زیاد
    جلسات (خیلی زیاد، خیلی طولانی)
    تلفن (ناتوانی در برقراری ارتباط موقع نیاز (مشترک مورد نظر در دسترس نمیباشد!)، مزاحمهایی که میان تلفن شما وارد میشوند، زیاد صحیت کردن با تلفن)
    کمبود نیروی حمایتی
    سیستمهای فایل بندی و طبقه بندی (ضعیف، پیچیده)
    نقصهای فنی (ماشین، کامپیوتر، آسانسور)
    افراد دیگر (تنبل، غایب، متاخر)

    راههای مدیریت زمان

    یک گزارش روزانه از کارهای خود داشته باشید و آن را بررسی کنید و آنالیز کنید تا ببینید وقت شما کجا میرود. میتوانید این گزارش را روی کاغذ داشته باشید (سررسید، Filofex ) و یا از نرم افزارها ( MS-Outlook, Lotus notes ) و یا سخت افزارهای مربوطه ( I mate, Palm ) استفاده نمایید. در مرحله بعد باید تصمیم بگیرید چگونه از وقت خود استفاده نمایید.


    کارهای فوری در برابر کارهای مهم

    کار فوری = در وقت مشخصی (معمولا خیلی زود) باید انجام شود.
    کار مهم= کار مشخصی (شاید در وقت طولانی) باید توسط شخص یا بخشی انجام شود. که هر چه کار مهمتر باشد وقت آن طولانی تر و توجه به آن بیشتر میشود.


    روش کار کردن معمولی


فوریت زیاد
    

فوریت کم
   

در این قسمت کارها انجام میشوند اما معمولا بعلت کمبود وقت بصورت نادرست و یا پر اشتباه
   

کارها در این قسمت گهگداری انجام میشوند اما یک مشکل یک جای دیگر ایجاد میکنند
   

کم اهمیت

کارها در این قسمت انجام میشند اما وقت زیادی برای آنها به هدر میرود

   

کارها در این قسمت میماند تا اینکه فوریت یابند( بعد درست انجام نمی شوند بعلت کمبود وقت)

   

پر اهمیت






روش کار کردن سازماندهی شده

فوریت زیاد
   

فوریت کم
   

این کارها را وقتی احتیاج است انجام دهید (مابین زیاد فوری و زیاد مهم)

   

این قسمت را نادیده بگیرید. این کارها را در وقتهای مرده بین کارهای سه بخش دیگر انجام دهید.
   

کم اهمیت

این کارها را وقتی انجام دهید که بدن و فکر شما آماده باشد

   

این کارها را اول روز که سرحال هستید انجام دهید

   

پر اهمیت



منبع : http://www.ammodiran.blogfa.com/post-168.aspx